Làm việc ở nhà không có nghĩa là bạn phải làm nhiều hơn bình thường. Hãy đặt bàn phím xuống, để điện thoại ở nhà và đi dạo (nhớ giữ khoảng cách an toàn) khi cảm thấy căng thẳng. Trong trường hợp hạn chế ra ngoài vì dịch bệnh chẳng hạn, bạn có thể mở cửa sổ, nhìn ngắm thế giới xung quanh.
Trước tình hình dịch COVID-19 diễn biến phức tạp, từ 0 giờ ngày 1/4, Việt Nam thực hiện cách ly toàn xã hội trong vòng 15 ngày. Hàng loạt công ty đã áp dụng chính sách làm việc tại nhà để ngăn ngừa nguy cơ lây nhiễm. Đối với nhiều người, làm việc tại nhà khá lạ lẫm vì trước đây họ chỉ quen với việc đến văn phòng. Vậy làm việc ở nhà sao cho hiệu quả, việc quản lý từ xa sẽ được thực hiện như thế nào?
"Làm việc từ xa có những lợi ích và thách thức riêng của nó. Điều này phụ thuộc nhiều vào tính tự giác của mỗi người, đòi hỏi kỹ năng quản lý thời gian cũng như cách giao tiếp. Bạn cần chủ động giao tiếp và tập trung vào những gì đang xảy ra vì việc không gặp mặt trực tiếp có thể khiến ta dễ mất tập trung, lơ đễnh", Jason Aten, người làm chuyên mục Công nghệ tại một tạp chí chia sẻ.
Bài phỏng vấn dưới đây được trả lời bởi Kilian Schalk, người sáng lập PurpleGray Consulting, người đã giúp rất nhiều tạp chí điều hành công việc trong suốt 15 năm qua.
Kilian Schalk, người sáng lập PurpleGray Consulting
*Làm sao để xây dựng một quy trình làm việc từ xa?
Điều đầu tiên chúng ta cần nghĩ đến chính là con người, sau đó mới là quá trình. Kỹ năng về công nghệ của các cá nhân là rất quan trọng. Mọi người trong nhóm cần sử dụng (và có thể sử dụng) các công cụ tương tự. Ví dụ, email rất hữu ích để bạn liên lạc với mọi người, Google Docs, Slack hay các công cụ tương tự rất tốt cho việc trao đổi nội bộ. Hãy đảm bảo rằng mọi người đều có thể liên hệ được với người khác trong các tài liệu chia sẻ.
Điều quan trọng là cần xây dựng một cộng đồng làm việc chung. Bạn có thể sử dụng công cụ Zoom cho các cuộc gọi video. Google Docs là một công cụ tuyệt vời để mọi người trao đổi, làm việc. Khi truy cập Google Docs, bạn có thể tạo các tài liệu chia sẻ mới, làm việc cùng nhau trong một không gian, có thể nhận xét và chia sẻ công việc cùng nhau.
Nếu mọi người từng làm việc từ xa với nhau trước đó, mọi chuyện sẽ dễ dàng hơn nhiều. Nếu còn lạ lẫm, đừng ngần ngại sự giúp đỡ. Khi làm việc tại văn phòng, bạn có thể dễ dàng hỏi han, nhờ sự giúp đỡ của đồng nghiệp song trong tình huống làm việc từ xa, bạn không thể giấu.
Khi cả nhóm đã xây dựng được một quy trình mới và học được cách hỗ trợ lẫn nhau trong công việc, họ có thể tiến tới xây dựng những quy trình nâng cao khác. Mục tiêu cuối cùng là để mọi người cùng có thể tham gia vào quy trình làm việc từ xa, bản thân biết quản lý và sử dụng nó.
* Giải pháp đơn giản để giúp làm việc từ xa trở nên thuận lợi hơn?
Khi bạn có cái nhìn đầy đủ về các kỹ năng cần sử dụng, các tình huống có thể xảy ra khi làm việc ở nhà, mọi chuyện sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Khi làm việc từ xa, người không am hiểu về công nghệ, kỹ thuật có thể hoang mang khi bản thân không biết mình sẽ phải làm gì. Đừng để xảy ra điều này.
Hãy tổ chức một cuộc họp trước khi công ty bạn bắt đầu cho nhân viên làm việc từ xa. Mọi người sẽ được giới thiệu, hướng dẫn cách sử dụng các ứng dụng phục vụ công việc và thoải mái đưa ra các đánh giá, thắc mắc. Đừng quên số điện thoại của nhau để sử dụng trong tình huống mạng internet có vấn đề chẳng hạn.
Mỗi người nên ghi chú những công cụ mình cần sử dụng, bản thân đã biết dùng những phần nào và tranh thủ sự giúp đỡ của những người có kỹ năng tốt hơn. Một khi bạn có cái nhìn đầy đủ về các kỹ năng cần sử dụng, các tình huống có thể xảy ra khi làm việc ở nhà, mọi chuyện sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
* Làm thế nào để quản lý công việc khi làm ở nhà và người quản lý cần làm gì để quản lý công việc từ xa?
Hãy thiết lập các cuộc gọi hàng ngày (tối đa là 10 phút) để mọi người có thể chia sẻ những gì họ đã, đang và sẽ làm trong ngày hôm đó. Đây chính là cách để mọi người có sự liên kết với nhau, nghe thấy giọng nói của nhau, nhìn thấy mặt nhau khi không cùng đến văn phòng, không ngần ngại khi cần sự giúp đỡ. Sự kết nối rất có giá trị lúc này.
Mọi người có thể sẽ khá khó khăn để nói ra những vấn đề mình gặp phải khi làm việc từ xa. Là người quản lý, hãy kiên nhẫn và mọi người sẽ sớm quen, đi vào quỹ đạo làm việc. Thiết lập các cuộc gọi điện, họp nhóm hàng ngày để mọi người giữ sự liên lạc, lắng nghe để biết người khác đang có gì khó khăn.
* Điều cần nhớ cho những buổi họp, đào tạo khi làm việc từ xa?
Lên lịch cho mỗi ngày làm việc. Khi làm việc từ xa, mọi người cần có khoảng thời gian để tự làm việc và khoảng thời gian để làm việc cùng nhau. Ví dụ 9-11h30, 2h30-4h30 là khoảng thời gian bạn không muốn ai làm phiền; các cuộc họp sẽ tiến hàng trong khoảng đầu giờ sáng hoặc đầu giờ chiều.
Mọi người có thể điều chỉnh giờ họp chung hàng ngày sau một thời gian nếu thấy phát sinh các vấn đề. Điều quan trọng là mỗi người đều thấy được mình là một phần trong quy trình đó, góp phần trong việc đưa ra quyết định.
Đối với việc gặp gỡ, trao đổi với khách hàng cũng tương tự. Hãy chắc chắn rằng khoảng thời gian bạn chọn để thực hiện cuộc gọi từ xa là khi khách hàng, đối tác đã sẵn sàng. Không ai muốn bất ngờ phải xuất hiện và trông thật nhợt nhạt khi chưa kịp đánh son.
* Làm việc từ xa có thể dẫn đến việc quá tải trong giao tiếp không?
Tương tác là điều rất quan trọng khi bạn làm việc ở nhà song luôn nhớ nguyên tắc rằng không can thiệp quá sâu vào đời tư của người khác, không làm xáo trộn giờ làm việc.
Có chứ! Điều đó hoàn toàn có thể xảy ra nếu bạn không biết cân bằng. Khi làm việc ở nhà, bạn có thể thấy cô đơn và muốn giao tiếp, chia sẻ nhiều hơn. Thêm đó, làm việc tại văn phòng sẽ có giới hạn về giờ giấc đến và tan sở. Nhiều người không phân định rạch ròi về thời gian khi làm việc ở nhà.
Tương tác là điều rất quan trọng khi bạn làm việc ở nhà song luôn nhớ nguyên tắc rằng không can thiệp quá sâu vào đời tư của người khác, không làm xáo trộn giờ làm việc.
* Mọi người nên làm gì để không cảm thấy bí bách, cô đơn?
Một lần nữa, cân bằng chính là chìa khoá cho mọi vấn đề. Làm việc ở nhà không có nghĩa là bạn phải làm nhiều hơn bình thường. Hãy đặt bàn phím xuống, để điện thoại ở nhà và đi dạo (nhớ giữ khoảng cách an toàn với người khác) khi cảm thấy căng thẳng. Trong trường hợp hạn chế ra ngoài vì dịch bệnh chẳng hạn, bạn có thể mở cửa sổ, nhìn ngắm cảnh vật bên ngoài. Một bản nhạc yêu thích sẽ là sự lựa chọn tốt để bạn có thể thả hồn vào từng nhịp điệu.
Trên hết, hãy nhớ rằng bạn không hề cô đơn, chỉ là mọi người đang làm việc từ xa thay vì tập trung tại văn phòng mà thôi. Hãy nhớ lại xem có việc gì ở nhà mà trước đó bạn rất muốn làm nhưng không thể vì thiếu thời gian? Đây chính là lúc để bạn tự chuẩn bị cho mình những món ăn ngon, bước ra khỏi công nghệ và tưới tắm cho những chậu cây ngoài ban công...
