Email là một công cụ khá quen thuộc, được hầu hết chúng ta sử dụng phổ biến trong công việc hàng ngày, tuy nhiên không phải ai cũng biết cách sử dụng email hiệu quả. Có một lỗi cơ bản khi sử dụng email mà bạn có thể vô tình mắc phải khiến email không mang lại hiệu quả như mong muốn.
Email không có lời chào khi mở đầu, cách xưng hô trong email không phù hợp
Lời chào là một trong những điều quan trọng hàng đầu khi chúng ta tiến hành viết bất cứ một email nào. Đặc biệt, với những email xin việc hoặc những email công việc, nếu không có lời chào, email của bạn có thể bị nhà tuyển dụng loại thẳng tay hoặc bị sếp mắng vì sự thiếu chuyên nghiệp, bất lịch sự.
Vậy, cách sử dụng email hiệu quả là bạn cần phải xác định đối tượng mà email sẽ gửi đến là ai để lựa chọn cách xưng hô cho đúng mực. Việc xưng hô sai cách cũng khiến bạn “mất điểm” trầm trọng trong mắt người đối diện, bạn có thể bị phê bình là thiếu tôn trọng người nhận thư.
Nội dung email quá dài dòng
Khi bắt đầu viết bất cứ một email nào, chúng ta cần phải lưu ý rằng, một trong những đặc trưng quan trọng hàng đầu của dạng thư điện tử là tính ngắn gọn, hàm súc. Sẽ không ai cảm thấy hứng thú nếu mở ra một chiếc email dài dòng, chỉ toàn chữ là chữ. Điều này sẽ gây mất thiện cảm với đối phương ngay từ lần nhận thư đầu tiên. Nếu đó là email công việc gửi cho người tuyển dụng, nhà quản lý… thì bạn đã vô “hạ giá trị” của mình trong mắt họ rồi đấy.
Đối với tất cả các email, người gửi chỉ nên đề cập đến những thông tin quan trọng nhất, cần thiết nhất. Và cũng lưu ý rằng hãy diễn đạt những thông tin này một cách ngắn gọn và tường minh nhất. Muốn vậy bạn cần cân nhắc thật kỹ những gì bạn sẽ đưa vào email. Những thông tin còn lại, bạn có thể gọi điện hoặc gặp mặt trực tiếp để truyền đạt chúng thay vì “dồn” hết vào email sắp gửi.
Email không được xem lại cẩn thận trước khi gửi
Một điều quan trọng không thể thiếu khi nhắc đến cách sử dụng email hiệu quả là kiểm tra cẩn thận trước khi gửi. Việc làm này không mất quá nhiều thời gian nhưng nó cho thấy bạn là một người làm việc kỹ lưỡng, chuyên nghiệp. Chỉ mất vài phút đọc lại email đã soạn, bạn có thể dễ dàng phát hiện và khắc phục các lỗi cơ bản như ngữ pháp, chính tả, lỗi văn bản…
Như đã đề cập ở trên, nội dung của một email không thể quá dài. Nếu trong một email có dung lượng “ít ỏi” như thế mà bạn lại mắc lỗi, nó sẽ khiến cho bạn bị đánh giá thấp đi trong mắt người nhận thư.
Đặc biệt, một mẹo nhỏ dành cho bạn là địa chỉ email của người nhận nên được thêm vào cuối cùng. Điều này giúp bạn tránh tình trạng chưa kiểm tra cẩn thận lại email của mình đã lỡ tay bấm nhầm vào nút “Gửi”.
Email không có tiêu đề hoặc tiêu đề hoàn toàn không liên quan đến nội dung
Tiêu đề là vị trí “mặt tiền” thu hút ngay sự chú ý của người nhận thư. Thế nhưng nghịch lý là đa số người soạn email lại thường không dành nhiều sự lưu tâm cho việc đặt tiêu đề.
Bạn biết không, sự “vắng mặt” của tiêu đề sẽ thường khiến người nhận thư cảm thấy khó chịu vì họ không biết email của bạn hướng đến nội dung gì. Việc không đặt tiêu đề mail cho thấy bạn không tôn trọng người nhận, đồng thời họ sẽ đánh giá bạn là một người cẩu thả, kém chuyên nghiệp.
Bên cạnh đó, một số người khác lại có thói quen đặt tiêu đề “cho có”, thông điệp mà tiêu đề truyền tải hoàn toàn không liên quan gì đến nội dung email bên dưới.
Lưu ý, để không làm mất thiện cảm đối với người nhận thư, khi soạn email, hãy lựa chọn cho email này một tiêu đề ngắn gọn và hàm súc, hướng trực tiếp đến vấn đề đang được đề cập.
Email sử dụng các biểu tượng không phù hợp
Ngày nay, biểu tượng đã trở nên quen thuộc đối với tất cả chúng ta. Nó giúp các đoạn văn bản, đoạn hội thoại trở nên sinh động và vui tươi hơn. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng thích hợp để chúng ta sử dụng các biểu tượng.
Trong email, đặc biệt là các email công việc, sử dụng quá nhiều biểu tượng sẽ khiến cho chúng ta trở nên thiếu nghiêm túc và chuyên nghiệp. Sẽ thật tồi tệ nếu chúng ta lại gửi cho sếp của mình một chiếc email chứa đầy những icon hài hước.
Nhìn chung, cách sử dụng email hiệu quả không quá khó. Tuy nhiên, để biết cách viết được một email tốt, đúng chuẩn, bạn cần phải lưu ý một số vấn đề. Hy vọng từ những gợi ý này, bạn sẽ viết được những email chuyên nghiệp hơn và đạt được những hiệu quả cao hơn trong công việc. Chúc các bạn luôn thành công!
