Giao tiếp qua điện thoại là một trong những phương thức giao tiếp phổ biến trong công việc. Bên cạnh ưu điểm tiện lợi, nhanh chóng, trao đổi qua điện thoại cũng có những nhược điểm như khó thể hiện cảm xúc, thông điệp không được truyền đạt trọn vẹn, dễ gây hiểu nhầm.
Vì vậy, để nâng chất lượng cuộc trò chuyện qua điện thoại, bạn nên lưu ý 7 điều dưới đây.
Bảo đảm xung quanh yên tĩnh khi trò chuyện điện thoại
Bạn chẳng thể nào giao tiếp qua điện thoại hiệu quả nếu xung quanh đầy tiếng ồn, chưa kể điều đó sẽ khiến người đối thoại với bạn khó chịu. Âm thanh nhiễu loạn sẽ ảnh hưởng đến chất lượng cuộc đàm thoại, làm giảm sự tập trung và dễ tạo ra căng thẳng, hiểu nhầm. Do vậy, khi giao tiếp qua điện thoại hãy tránh nơi đông người, nơi có xe cộ qua lại ồn ào. Tốt nhất là bạn nên tìm không gian riêng tư như phòng làm việc cá nhân, góc quán nước yên tĩnh. Còn nếu người phỏng vấn gọi điện vào thời điểm không thuận lợi, thì bạn hãy lịch sự đề nghị một cuộc gọi khác vào thời gian gần nhất.
Tập trung vào cuộc trò chuyện
Nếu không phải trường hợp cấp bách thì tốt nhất bạn nên gác lại mọi mối quan tâm khác và chỉ tập trung vào cuộc trò chuyện điện thoại. Bởi bạn sẽ khó lòng nhận thông điệp chính xác khi vừa nghe điện thoại vừa tính toán số liệu, viết báo cáo hay trò chuyện với người khác.
Thêm nữa nếu bạn cứ bắt đối phương chờ đợi vì bận việc riêng thì sẽ tạo ra những “khoảng trống” khó chịu, khiến cuộc đối thoại rời rạc, nhạt nhẽo. Hãy chắc rằng bạn đã chọn đúng thời điểm để bắt đầu giao tiếp qua điện thoại, và nếu bất đắc dĩ phải gián đoạn thì cũng nên hạn chế để tránh ảnh hưởng đến chất lượng cuộc trò chuyện, đặc biệt là khi trao đổi với nhà tuyển dụng trong quá trình tìm việc làm ở TP.HCM hay bất kỳ nơi nào khác.
Chuẩn bị sẵn sàng nội dung
Cũng giống như khi bạn trao đổi trực tiếp, cuộc giao tiếp qua điện thoại sẽ chẳng đến đâu nếu bạn tham gia mà không có sự chuẩn bị. Người nghe sẽ rất bực khi bạn liên tục “à, ừ” hoặc diễn đạt lúng túng, lòng vòng gây mất thời gian. Và họ sẽ không hài lòng nếu bạn lại tiếp tục thực hiện các cuộc gọi tiếp theo chỉ vì chợt nhớ ra mình bỏ sót một số nội dung trong cuộc hội thoại trước đó. Do vậy, trước khi trao đổi, bạn nên suy nghĩ trước về những điều cần nói, mục đích và chủ đề trọng tâm. Nếu bạn không chắc thì có thể ghi ra tờ giấy nhỏ để bảo đảm không bỏ sót thông tin và đỡ mất thời gian nhớ lại khi trò chuyện.
Chú ý đến nhịp điệu, giọng nói
Một bản nhạc hay phải có những nốt cao, thấp để tạo ra nhiều màu sắc thú vị. Cuộc nói chuyện cũng giống như vậy khi bạn phải lên xuống tông giọng phù hợp, chứ không nên đều đều hoặc quá khô khan, tẻ nhạt. Bạn có thể nhấn mạnh lên tông ở các cụm từ quan trọng. Ngoài ra, bạn nên nói rõ ràng hoặc chậm lại một số điều cần thiết để nhấn mạnh, tạo sự chú ý, giúp đối phương ghi nhớ tốt hơn. Như vậy mới giúp cho cuộc giao tiếp qua điện thoại không bị nhàm chán và đạt hiệu quả mong muốn.
Tạo ra các khoảng lặng cần thiết
Khi cả hai cùng “tranh nhau” nói thì cuộc trò chuyện sẽ kém chất lượng và bạn cũng có thể dễ buông ra những câu nói “vạ miệng”. Do đó, tuy cuộc trò chuyện điện thoại cần phản ứng nhanh, nhưng bạn hãy cố tạo ra các khoảng lặng cần thiết, tập trung lắng nghe để nắm rõ thông tin và cả thái độ của người đối thoại. Lắng nghe còn giúp bạn tạo được thiện cảm với họ và khiến các bạn hiểu nhau hơn. Trong trường hợp không thể trả lời ngay thì bạn hãy lịch sự nói “Cho tôi xin chút thời gian”, hoặc “Tôi sẽ trả lời sau”.
Sử dụng từ ngữ chính xác
Khuyết điểm lớn nhất khi giao tiếp qua điện thoại là cả hai không thể thấy nhau trực tiếp. Đa phần chỉ là các cuộc hội thoại, nên bạn cần phải sử dụng từ ngữ chính xác để mô tả đúng thông điệp. Ví dụ như bạn đang cần một điều gì đó cấp bách thì nên sử dụng từ “ngay bây giờ” hay “trong vòng 10 phút nữa” thay vì nói “thời gian sớm nhất có thể”. Bởi đối phương sẽ chẳng hiểu cái “thời gian sớm nhất” là khi nào.
Đặt bản thân vào vị trí người khác
Cuối cùng, bạn cần đặt bản thân vào vị trí của người đối thoại. Bạn cần tôn trọng suy nghĩ và cảm xúc của họ. Hãy hỏi họ “Bạn có thể tiếp tục cuộc nói chuyện không?”, “Bạn cần hỏi lại điều gì không?”, thậm chí là “Bạn có cần gửi thư, tin nhắn hoặc gặp mặt không?”. Hãy nhớ rằng giao tiếp qua điện thoại chỉ là một trong những phương thức hỗ trợ trao đổi, do vậy nếu cần, bạn đừng ngại đề nghị họ sắp xếp gặp mặt trực tiếp để tiện thảo luận hơn.
