Hai từ bận rộn bằng cách nào đó đã trở thành một trạng thái biểu tượng từ bao giờ. Tuy nhiên chúng ta hãy kiểm soát những công việc của mình thay vì để nó kiểm soát bạn.
Bằng cách nào đó, giờ đây chúng ta dễ mang suy nghĩ rằng mức độ bận rộn của một người phản ánh mức độ thành công của họ. Theo một nghiên cứu gần đây trên Tạp chí Nghiên cứu Người tiêu dùng, “lối sống bận rộn và làm việc quá sức, thay vì lối sống nhàn nhã, đã trở thành một biểu tượng địa vị đầy khát vọng”. Chúng ta ngày càng chi nhiều tiền hơn cho các thiết bị nhằm tiết kiệm thời gian (điện thoại thông minh) và các dịch vụ (đa phần các cửa hàng đều có dịch vụ giao đồ ăn) và bản thân dường như có thể kích hoạt trạng thái bận rộn bất kể lúc nào.
Lauren Berger , người sáng lập CareerQueen.com, đã quyết tâm viết cuốn “Get It Together: Ditch the Chaos, Do the Work and Design Your Success ” sau khi cảm thấy phát ngán vì phải nghe mọi người khoe khoang về việc họ bận rộn như thế nào.
Berger nói: “Tôi cảm thấy có mối liên hệ sai lệch giữa việc bạn bận rộn và mức độ thành công của bạn. Điều này không đúng. Thật khó khăn vì cuộc sống ngày càng bộn bề hơn nhưng điều đó không có nghĩa rằng không phải bận rộn mọi lúc mới có thể thành công. Quan trọng là về việc bạn kiểm soát được ngày của mình và cách bạn sử dụng thời gian, tìm kiếm những gì phù hợp nhất với bạn và có chủ đích về thời gian cũng như thói quen của bạn."
Chúng ta có thể có nhiều thời gian hơn mình nghĩ
Khi chúng ta có nhiều thời gian chưa lên kế hoạch trước, chúng ta thường không biết phải làm gì với bản thân. Một nghiên cứu thử nghiệm gần đây của Tạp chí Nghiên cứu Người tiêu dùng cho kết quả rằng, khi đột xuất thay thay đổi lịch của một vài công việc, những người tham gia nghiên cứu có xu hướng cảm nhận rằng họ có ít thời gian hơn thực tế và cuối cùng hoàn thành ít công việc hơn. Nhìn chung, họ ít có khả năng quản lý thời gian khi không được lên kế hoạch trước.
Berger nói rằng rất nhiều người, thậm chí cả cô cũng từng để lịch trình kiểm soát mình thay vì ngược lại. Đó là lý do tại sao chuẩn bị là một phần quan trọng trong làm việc hiệu quả hơn. Theo Berger, chúng ta cần cân nhắc cách xem xét từng chi tiết nhỏ như chọn quần áo, đóng gói đồ đạc và lập danh sách việc cần làm vào tối hôm trước. Hành động nhỏ này sẽ giúp bạn cải thiện hiệu quả làm việc.
“Tôi nghĩ rằng nhận thức rõ ràng về những điều nhỏ nhặt sẽ giúp bạn cảm thấy tự tin hơn, chủ động hơn trong công việc”, cô chia sẻ.
Lấy lại thời gian bị lãng phí
Một phần không thể thiếu của việc này chính là tìm ra cách lên lịch trong ngày của bạn theo cách phù hợp nhất. Berger nói: “Văn hóa doanh nghiệp hiện nay đang nói rằng chúng ta cần phải hoạt động 24/7. Song các nhà tuyển dụng cần thay đổi tâm lý của mình bởi mọi người đang quá căng thẳng. Nếu các nhân viên không thiết lập được các ranh giới của mình, họ sẽ không thể chịu đựng được".
Hãy “rút phích cắm” và tạo ra những khoảng thời gian nghỉ ngưu thực sự nhằm tái tạo sức lao động. Berger đã tắt email công việc khỏi điện thoại và bắt đầu cho mình một ngày nghỉ. “Bạn bè từng khiến tôi cảm thấy tội lỗi về việc trở thành một CEO mà không kết nối với mọi người mọi lúc mọi nơi. Tôi hy vọng có thể mang đến cho mọi người sự tự tin để nói “không” trong những trường hợp cần thiết”, cô nói.
Berger nói rằng các phương pháp này đã giúp bản thân cô làm việc hiệu quả hơn và thấy cuộc sống có ý nghĩa hơn. Cô giải thích: “Với tư cách là Giám đốc điều hành, tôi nhận email mỗi ngày và khi tôi quyết định gỡ email khỏi điện thoại và sẽ xem, giải quyết email trong ngày làm việc, tôi đã làm mọi thứ chuyên nghiệp hơn, tập trung hơn. Trước đó, tôi luôn dính liền với điện thoại 24/7 và xem email ngay trước khi đi ngủ rồi thậm chí chẳng thể nào vào giấc vì những lo lắng trong đầu”.
Việc biết khi nào cần ngắt kết nối có thể giúp bạn cải thiện hiệu quả cả trong công việc và cuộc sống. Berger đã yêu cầu các nhân viên của mình ngắt kết nối, dành thời gian riêng cho bản thân và gia đình. “Giờ đây, chúng tôi có các chính sách riêng, cắt giảm các cuộc họp xuống còn 20 phút thay vì cả giờ đồng hồ”cô nói.
Cô cũng yêu cầu các nhân viên của mình lên chương trình trước khi họp. “Chỉ một hành động đơn giản là lập kế hoạch trước cho cuộc họp, bạn có thể kiểm soát thời gian của mình tốt hơn,” cô nói. Điều này cũng giúp bạn thiết lập mục tiêu của mình tốt hơn, làm việc đúng trọng tâm hơn.
“Bạn nên ghi nhớ 3 mục tiêu hàng đầu của mình và thường xuyên nhớ đến nó. Việc chia nhỏ chúng thành các kế hoạch nhỏ hơn để dễ hiện thực hoá cũng quan trọng không kém”, cô chia sẻ.
Tất nhiên, khi lập kế hoạch để thành công, bạn cũng cần phải tính đến khả năng thất bại . Berger nói rằng cách để đối phó với thất bại nói lên khả năng đương đầu, duy trì năng suất của bạn.
“Khi có vấn đề xảy ra, nhớ rằng mọi thứ vẫn cần tiếp tục. Điều quan trọng là bạn phải biết điều gì phù hợp với mình và kích hoạt giải pháp đó. Nếu bạn để một thất bại làm trật bánh ray cả ngày của mình, bạn đã tạo ra thêm 1001 vấn đề nữa. Nếu tôi tiếp tục chủ động để thay đổi lịch trình cho phù hợp, bạn sẽ nhanh chóng đưa chúng lại guồng quay”, Berger nói.
Làm thế nào để làm việc hiệu quả thay vì bận rộn
Để làm việc hiệu quả hơn, Berger khuyên bạn:
Tìm tiêu điểm của bạn
Khi ngày làm việc của bạn luôn bận rộn với những tiếng thông báo và báo thức vang lên, sự phiền nhiễu đó có thể làm giảm năng suất của bạn. Theo Berger, bạn nên cam kết rằng bản thân sẽ loại bỏ bất cứ điều gì cần thiết để có thể tiếp tục hoàn thành nhiệm vụ.
“Nếu bạn phải “ném” điện thoại ra một chỗ hoặc đeo tai nghe để tránh phiền nhiễu, hãy cứ làm như vậy,” cô chia sẻ.
Đừng làm việc một cách mơ hồ
Khi bắt đầu thực hiện một nhiệm vụ, hãy đảm bảo rằng bạn đã vạch ra được mục tiêu và hướng đi cụ thể. Đừng chỉ ngồi xuống để trả lời các email một cách mơ hồ vì cả buổi sáng của bạn có thể trôi qua mà chưa thực sự giải quyết được việc gì hết.
Thay vào đó, Berger khuyên rằng bạn vạch ra cho mình kết quả cần đạt được trước khi ngồi vào trả lời mail hay bất kỳ công việc nào khác.
Đặt lịch cho các công việc cần làm
Bằng cách đặt thời gian cho từng việc cần làm, bạn sẽ hạn chế việc bị mất tập trung vào những việc khác và đảm bảo hoàn thành đúng mục tiêu đã đề ra.
Có thể bạn sẽ nghĩ rằng những giải pháp này không có gì mới mẻ song chúng thực sự hiệu quả khi bạn áp dụng vào thực tế. Làm theo những cách này, bạn sẽ tạm biệt sự bận rộn và làm việc ngày càng hiệu quả hơn.
