Một trong những lý do phổ biến khiến thông điệp gửi đi bị hiểu sai chính do bạn sử dụng cấu trúc câu phức tạp. Một thông điệp sẽ dễ hiểu hơn khi được thể hiện ngắn gọn và rõ ràng.
Giao tiếp là công cụ quan trọng và đóng vai trò quyết định trong việc phát triển sự thấu hiểu lẫn nhau. Đù đó là nhiệm vụ đơn giản như viết email hay thuyết trình, giao tiếp hiệu quả sẽ giúp bạn tăng năng suất và thúc đẩy tiến độ. Điều quan trọng là khi một thông điệp được gửi đi, hãy đảm bảo người nhận không bị hiểu sai lệch.
Để tránh cảnh người nói vô tình người nghe hữu ý, bạn cần đảm bảo rằng thông điệp gửi đi rõ ràng và đơn giản. Nhiều cuộc khảo sát gần đây cho thấy, các nhà tuyển dụng đánh giá cao kỹ năng giao tiếp của ứng viên và cho rằng đó là một trong những yếu tố quan trọng khi họ lựa chọn người quản lý.
Một trong những lý do phổ biến khiến thông điệp gửi đi bị hiểu sai chính do bạn sử dụng cấu trúc câu phức tạp. Một thông điệp sẽ dễ hiểu hơn khi được thể hiện ngắn gọn và rõ ràng. Thói quen sử dụng câu dài và thêm các từ ngữ như: có lẽ, có thể là… dễ khiến người nghe cảm thấy mơ hồ.
5 điều cơ bản giúp thông điệp của bạn luôn rõ ràng
Khi bạn trao đổi với ai đó qua văn bản, hãy đảm bảo rằng bản thân đã đọc đi đọc lại, soát kỹ trước khi gửi đi. Dưới đây là những mẹo “nhỏ mà có võ” giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn:
1. Làm cho những điều phức tạp trở nên đơn giản, thứ đơn giản càng đơn giản hơn
Hãy luôn cố gắng đơn giản hóa thông điệp của bạn. Đừng khiến chúng trở nên phức tạp mà hãy thể hiện dưới dạng đơn giản nhất để tránh người nghe cảm thấy mơ hồ. Khi các từ và câu của bạn đơn giản thì xác suất đối phương hiểu đúng thông điệp sẽ cao hơn. Nếu bạn mải mê với những câu phức tạp, sẽ không ích gì khi người nghe không hiểu thông điệp chính xác.
2. Bắt đầu với tư cách là một người biết lắng nghe
Biết lắng nghe là một khía cạnh quan trọng khác để bạn có thể trở thành một người giao tiếp tốt. Bạn không thể đưa ra một thông điệp tốt nếu bạn không biết lắng nghe. Khi không lắng nghe, bạn sẽ không biết đối phương đang truyền tải thông điệp gì đến mình.
3. Không dùng các từ khó hiểu
Hãy đảm bảo rằng bạn không sử dụng những từ ngữ khiến người nghe cảm thấy khó hiểu. Việc sử dụng các từ ngữ đặc biệt hay thuật ngữ không phổ biến có thể tạo ra sự hiểu lầm nếu người nghe không quen với những từ đó.
4. Câu ngắn gọn và chính xác
Sự ngắn gọn chính là linh hồn của trí thông minh và trong giao tiếp cũng vậy. Dù bạn đang thực hiện một bài phát biểu hay viết một ứng dụng… hãy luôn đảm bảo bản thân đi đúng trọng tâm và không lan man, tránh các từ, cụm từ và câu không cần thiết.
5. Kiểm tra chính tả
Đừng bao giờ đánh giá thấp tầm quan trọng của việc kiểm tra chính tả. Những gì bạn vẫn viết, vẫn nói hàng ngày thường có lỗi chính tả mà bạn thậm chí không để ý. Một tin nhắn hay email công việc sẽ trở nên kém chuyên nghiệp hơn nhiều khi có lỗi chính tả.
7 chữ C giúp bạn trở thành “bậc thầy giao tiếp”
Clarity – Rõ ràng
Sự rõ ràng làm cho một thông điệp trở nên dễ hiểu. Các thông điệp của bạn nên được tập trung vào một điểm và không nên phục vụ nhiều mục đích cùng một lúc. Hãy sử dụng các từ quen thuộc nhất, tránh sự phức tạp không cần thiết.
Conciseness – Súc tích
Một thông điệp ngắn gọn, súc tích là thông điệp được truyền đạt bằng các từ ngữ tối thiểu và đủ. Ưu điểm của sự súc tích là nó sẽ khiến người đọc, người nghe chú ý đến những gì quan trọng và loại bỏ thứ không cần thiết. Điều này sẽ giúp người gửi cũng như người nhận tiết kiệm thời gian.
Concreteness - Cụ thể
Nếu bạn muốn truyền tải một thông điệp mạnh mẽ, bạn phải tạo nên một nền tảng vững chắc. Tính cụ thể là rất quan trọng, nếu không thông điệp của bạn sẽ trở nên mơ hồ đối với người nghe. Bạn có thể khiến nội dung trở nên cụ thể hơn bằng cách đưa vào các dữ kiện và số liệu. Thông điệp của bạn sẽ trở nên có ý nghĩa và hiệu quả hơn.
Correctness - Tính chính xác
Để tránh việc thông điệp gửi đi bị hiểu lầm, bạn cần đảm bảo không sai lỗi ngữ pháp và chính tả cũng như số liệu gửi kèm phải chính xác, không gây hiểu lầm cho người nhận. Tính chính xác đóng một vai trò quan trọng trong việc tránh cảnh người nói vô tình người nghe hữu ý.
Coherence – Sự mạch lạc
Trong quá trình giao tiếp, sự hiểu lầm dễ xảy ra khi không có sự nhất quán giữa các thông điệp được truyền tải. Người nhận sẽ dễ hiểu đúng hơn khi các vấn đề thông suốt và có liên quan đến nhau.
Completeness - Sự hoàn chỉnh
Điều quan trọng là các thông điệp phải được hoàn thiện một cách đầy đủ. Hãy đảm bảo rằng bạn cung cấp đủ các thông tin liên quan cho người nhận, đủ để trả lời các câu hỏi: “Ai, Cái gì, Ở đâu, Khi nào và Như thế nào”.
Courtesy - Lịch sự
Yếu tố lịch sự sẽ mang lại sự tích cực cho thông điệp của bạn. Nếu người nhận cảm thấy rõ sự lịch sự và nhã nhặn trong câu nói, họ sẽ cố gắng hiểu thông điệp của bạn với một thái độ tích cực.
Để truyền tải thông điệp một cách hiệu quả, hãy nhớ rằng một điều quan trọng nữa là bạn phải hiểu đối tượng mình giao tiếp. Suy cho cùng, giao tiếp là một phạm trù linh hoạt và không thể bị giới hạn trong các định dạng và quy tắc cố định.
