Đa phần chúng ta không làm việc hiệu quả như mong muốn vì 2 lý do: Chúng ta có những thói quen xấu ảnh hưởng đến năng suất làm việc và chúng ta thiên về phản ứng hơn là chủ động. Bằng cách thực hiện những thay đổi dưới đây, bạn sẽ làm việc ngày một hiệu q
-
Tốc độ phátChuẩn
-
Giọng đọc
1. Làm nhiệm vụ quan trọng khi bạn ở trạng thái tốt nhất
Chuyên gia năng suất Tony Wong khuyên rằng: “Hãy sử dụng buổi sáng để tập trung vào bản thân mình. Bắt đầu ngày mới bằng cách tận hưởng bữa sáng ngon lành, đọc tin tức, thiền hoặc tập thể dục. Điều này sẽ giúp bạn có đủ nhiên liệu cần thiết cho một ngày làm việc hiệu quả”. Điều quan trọng là thực hiện những công việc quan trọng, đòi hỏi sự tập trung nhất vào khoảng thời gian bạn đạt năng suất cao nhất ngày.
2. Dừng đa nhiệm
Nhiều nghiên cứu cho thấy rằng năng suất của chúng ta có thể giảm tới 40% khi đa nhiệm. Hãy ngừng cố gắng làm mọi thứ cùng một lúc và thay vào đó là tăng năng suất bằng cách tập trung toàn bộ tinh thần vào một nhiệm vụ tại một thời điểm.
3. Lên trước danh sách việc cần làm vào mỗi tối
Danh sách việc cần làm chính là công cụ hỗ trợ bạn tăng năng suất hiệu quả. Nó giúp bạn làm việc có tổ chức hơn, tập trung và hài lòng hơn khi biết mình đã hoàn thành những đầu việc nào.
Lập danh sách việc cần làm cho ngày hôm sau vào mỗi tối sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian mỗi sáng phải nhớ xem mình cần làm gì. Chào ngày mới, tất cả những gì bạn phải làm là xem xét nhiệm vụ và hoàn thành.
4. Cắt giảm danh sách việc cần làm
Bạn có bao nhiêu việc cần là trong danh sách của mình? 8 hay 28? Chúng ta thường cảm thấy hài lòng khi viết ra tất cả những việc cần làm rồi gạch bớt mỗi khi hoàn thành một nhiệm vụ. Tuy nhiên, bạn sẽ khó có thể đạt được năng suất cao nhất khi còn nhiều mối bận tâm.
Trong cuốn "Những bài học lãnh đạo đắt giá của Steve Jobs", tác giả Walter Isaacson đã viết về việc Steve Jobs chia sẻ Apple chỉ sản xuất 4 dòng máy tính đã cứu công ty như thế nào. Ông cũng chia sẻ cách Jobs sử dụng danh sách việc cần làm để tăng cường sự tập trung.
Jobs từng đưa “100 nhân viên hàng đầu” của mình đi nghỉ dưỡng mỗi năm. Vào ngày cuối cùng của kỳ nghỉ, ông sẽ đứng trước một tấm bảng và hỏi “10 điều chúng ta nên làm tiếp theo là gì?” Các nhân viên sẽ đưa ra đề xuất của mình, nỗ lực để chúng được xuất hiện trên bảng. Sau khi tranh luận, cả nhóm sẽ đưa ra danh sách 10 đầu việc và Jobs sẽ là người gạch bỏ 7 để giữ lại 3 việc quan trọng nhất.
Tập trung có nghĩa là thu hẹp các lựa chọn của bạn. Vì vậy, mỗi tối khi bạn đang xem lại danh sách việc cần làm của mình, hãy hỏi bản thân 2 câu:
Đâu là nhiệm vụ quan trọng trong danh sách này?
Tôi có thể thực hiện hoặc hoàn thành được bao nhiêu nhiệm vụ quan trọng trong số này?
5. Ủy quyền đúng cách
Khi biết ủy quyền đúng cách, bạn sẽ ngạc nhiên về tốc độ công việc được đẩy nhanh thế nào. Bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung cho công việc quan trọng hơn. Chìa khóa ở đây là giao đúng nhiệm vụ cho đúng người - người mà bạn tin tưởng và biết có đủ kỹ năng để thực hiện công việc. Bạn sẽ cần một chút thời gian để làm quen thay vì tự tay làm hết mọi việc song bạn sẽ phải ngạc nhiên khi công việc đạt hiệu quả hơn khi biết ủy quyền đúng cách.
6. Loại bỏ những thứ làm phiền bản thân
Khi nói đến tăng cường khả năng tập trung cũng như thúc đẩy hiệu quả làm việc, đừng quên việc loại bỏ những thứ làm phiền bạn. Đối với rất nhiều người trong số chúng ta, đó là mạng xã hội và email .
Để làm việc hiệu quả, hãy tắt những thứ làm phiền bạn như thông báo email, cuộc gọi điện thoại khi cần tập trung cao độ. Nếu là người nghiện mạng xã hội, bạn có thể cắt giảm thời gian sử dụng bằng cách cho phép bản thân một lượng thời gian sử dụng nhất định sau khi hoàn thành một nhiệm vụ lớn rồi tắt đi và quay lại làm việc.
7. Lập kế hoạch cho các cuộc gọi
Bằng một thay đổi đơn giản là quản lý các cuộc gọi, bạn sẽ gia tăng năng suất hiệu quả. Trừ khi bạn đang chờ một cuộc gọi quan trọng, hãy tắt điện thoại khi bạn cần tập trung cho một dự án. Sau đó, hãy dành ra một khoảng thời gian đã được lên kế hoạch trước để hiện tất cả các cuộc gọi cần thiết. Bạn cần biết đâu là việc phải ưu tiên tập trung và đâu là lúc phù hợp cho các cuộc gọi.
8. Xen kẽ thể dục và làm việc
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng hoạt động thể chất giúp tăng cường chức năng não bộ, cải thiện khả năng tập trung, sáng tạo hơn và tiếp thu nhanh hơn.
Nếu bạn muốn đạt được hiệu quả cao nhất, hãy đan xen việc tập thể dục trong thời gian làm việc. Một nghiên cứu của Đại học Leeds Metropolitan cho thấy 65% công nhân sử dụng phòng tập thể dục của công ty vào giờ ăn trưa làm việc hiệu quả hơn và có tương tác cá nhân tốt hơn với đồng nghiệp so với những người không sử dụng phòng tập thể dục.
Thay vì coi tập thể dục như một việc chúng ta làm cho bản thân, hãy coi hoạt động thể chất là một phần của công việc, giúp nâng cao năng suất, cải thiện mối quan hệ cá nhân.
9. Lạc quan
Những người hạnh phúc sẽ làm việc hiệu quả hơn.
Một nghiên cứu của Đại học Maastricht về sự lạc quan và hiệu suất làm việc cho kết quả những người lạc quan trong nhóm tham gia bán được nhiều hàng hơn và đạt được nhiều tiền thưởng hơn. Các tác giả trong nghiên cứu định nghĩa lạc quan là mong đợi và tin tưởng vào những kết quả tốt đẹp hơn.
Nếu bạn không phải là một người lạc quan bẩm sinh, đây hoàn toàn là điều bạn có thể trau dồi được.
10. Ngủ đủ giấc
Trong một cuộc khảo sát được thực hiện bởi Tiến sĩ, nhà tâm lý học lâm sàng William A. Anthony, 70% người Mỹ thừa nhận từng ngủ gật khi làm việc.
Chúng ta đều biết rằng việc thiếu ngủ có những tác động tiêu cực đến hiệu suất làm việc. Thiếu ngủ làm giảm khả năng tập trung, tính toán cũng như suy luận logic của chúng ta. Chỉ cần một đêm thiếu ngủ có thể ảnh hưởng không nhỏ tới sự sụt giảm năng suất làm viêc.
Theo khuyến nghị của National Sleep Foundation, nếu bạn ở độ tuổi từ 26 đến 64, thời gian ngủ mỗi đêm nên là 7-9 tiếng. Trong trường hợp không đủ, những giấc ngủ ngắn, chợp mắt trong ngày có thể giúp tăng năng suất.
11. Mẹo “nhỏ mà có võ” cuối
Nhưng chắc chắn không kém phần quan trọng chính là chăm sóc bản thân. Ngủ đủ giấc và tập thể dục là hai trong số những thói quen hàng ngày để có thể làm việc đạt hiệu quả tốt nhất. Phần còn lại chính là:
Chế độ ăn lành mạnh.
Uống nhiều nước.
Loại bỏ những thói quen xấu như hút thuốc hay quanh quẩn với những người độc hại.
Đối xử tốt với bản thân cũng như với người khác. Dành thời gian cho bản thân và làm bất cứ điều gì (lành mạnh) giúp bạn tích cực hơn.
Càng khỏe mạnh, bạn càng làm việc hiệu quả hơn và càng làm việc hiệu quả hơn, bạn càng có nhiều thời gian để làm việc mình muốn.
