Xung đột là điểm giao nhau giữa các cá nhân với những ý kiến khác nhau và điều này không nhất thiết phải dẫn đến tranh luận. Thay vào đó, việc xử lý xung đột đúng cách sẽ giúp đôi bên cùng có lợi, tất cả đều hài lòng mà không ảnh hưởng đến mối quan hệ.
Dù là trong mối quan hệ nào, đồng nghiệp hay bạn bè, người thân trong gia đình... thì xung đột luôn là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt là khi bạn giữ vai trò lãnh đạo.
Thay vì tránh xung đột, hãy giải quyết vấn đề theo hướng đôi bên cùng có lợi
Tránh xung đột dường như là một phương án được nhiều người lựa chọn song xung đột sẽ không tự mất đi và chúng sẽ leo thang khi mọi người cố tìm cách phớt lờ. Tránh xung đột còn làm gia tăng sự hiểu lầm giữa các bên liên quan và điều này không có lợi cho cả tập thể.
Nhớ rằng, xung đột là điểm giao nhau giữa các cá nhân với những ý kiến khác nhau và điều này không nhất thiết phải dẫn đến tranh luận.
Thay vào đó, việc xử lý xung đột đúng cách sẽ giúp đôi bên cùng có lợi, tất cả đều hài lòng mà không ảnh hưởng đến mối quan hệ. Dưới đây là 6 bước giúp bạn giải quyết mọi xung đột một cách dễ dàng:
Bước 1: Đề cao mối quan hệ
Trước khi giải quyết vấn đề hay bắt đầu thảo luận, hãy hiểu rằng xung đột có thể dẫn đến những rắc rối chung. Chỉ bằng cách trao đổi trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau, xung đột mới có thể giải quyết một cách hòa bình. Điều đó sẽ mang lại kết quả tốt nhất khi mọi người cùng nhau giải quyết.
Lý do là bởi chúng ta dễ bỏ qua nguyên nhân của xung đột và chỉ ra lỗi của các thành viên. Tư duy này nhiều khả năng khiến chúng ta đổ lỗi cho người khác hơn là lắng nghe, nhìn nhận vấn đề không trọn vẹn. Cách thảo luận như vậy sẽ làm mất đi mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên và trầm trọng thêm vấn đề.
Ví dụ: Trước khi thảo luận, hãy nhấn mạnh rằng vấn đề không bao giờ là lỗi hoàn toàn của một cá nhân. Mọi người đều có trách nhiệm với vấn đề. Điều quan trọng là chỉ ra sự liên quan của mọi người với vấn đề và nói rõ rằng tất cả ở đây để lắng nghe ý kiến của mọi người, không phải để buộc tội người khác.
Bước 2: Con người không phải là nguyên nhân của vấn đề
Để xác định rõ vấn đề không phải là câu chuyện một sớm một chiều. Quan trọng là chúng ta cần hợp tác và không nên nhìn nhận vấn đề một cách cá nhân. Chúng ta giải quyết vấn đề, không phải buộc tội ai hết.
Lý do là bởi một khi mọi thứ được giải quyết theo cá nhân, vấn đề dễ vượt ra khỏi tầm kiểm soát. Mọi người sẽ trở nên vô lý và phớt lờ ý kiến của người khác. Điều này khiến chúng ta không thể giải quyết vấn đề một cách chính xác vì không có được cái nhìn đầy đủ về vấn đề.
Ví dụ: Dù có nhiều ý kiến trái chiều song cần nhấn mạnh rằng hãy cố gắng nhìn vấn đề từ góc độ của người khác để hiểu hơn tại sao lại có những ý kiến khác nhau.
Bước 3: Lắng nghe mọi lập trường
Điều quan trọng hàng đầu chính là không đổ lỗi cho người khác. Hãy để mọi người cảm thấy họ đều đang đóng góp vào cuộc thảo luận và sự tham gia của họ là điều cần thiết để giải quyết vấn đề, mọi nỗ lực đều được đánh giá cao.
Lý do là bởi không ai muốn bị phớt lờ. Nếu một người cảm thấy như vậy, rất có thể thái độ của họ sẽ trở nên hung hăng và đó chắc chắn không phải là điều chúng ta muốn thấy trong một cuộc thảo luận. Hãy đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội bình đẳng để bày tỏ quan điểm của mình. Khi họ được công nhận, họ sẽ dễ dàng tiếp thu các ý kiến khác hơn.
Ví dụ: Một thủ thuật đơn giản mà hiệu quả bạn có thể dùng ở đây là mời đối phương nói trước. Cách này sẽ khiến đối phương cảm thấy được trân trọng, lời nói của họ được lắng nghe. Bên cạnh đó, bạn có thể thể hiện sự lắng nghe tích cực của mình bằng cách giữ giao tiếp bằng mắt trực tiếp và gật đầu. Đừng ngắt lời khi người khác đang nói và luôn đảm bảo rằng mọi người đều được chia sẻ trọn vẹn quan điểm.
Bước 4: Nghe trước, nói sau
Hãy đảm bảo rằng mọi người luôn lắng nghe quan điểm của nhau, lần lượt chia sẻ quan điểm của cá nhân mình và lắng nghe quan điểm của người khác. Điều này nhằm khẳng định rằng vấn đề ở đây không mang tính cá nhân và tất cả đều sẵn sàng lắng nghe, ghi nhận cả với ý kiến đối lập.
Ví dụ: Bạn có thể chuẩn bị các mảnh giấy được đánh số khác nhau. Sau đó, các thành viên sẽ chia sẻ quan điểm của mình theo số thứ tự bốc được. Sẽ tốt hơn khi mọi người thể hiện quan điểm cá nhân mình bằng cách sử dụng “tôi” nhiều hơn “bạn” nhằm tránh khiến người khác nghĩ rằng đó là một lời buộc tội.
Bước 5: Hiểu tình hình, sau đó mới giải quyết vấn đề
Điều quan trọng ở bước này là bạn phải hiểu cụ thể tình hình. Hãy yêu cầu mọi người chia sẻ những gì họ biết về vấn đề.
Lý do là bởi đôi khi điều bạn biết có thể người khác không biết và điều họ biết thì bạn lại không biết. Khi bỏ sót thông tin, bạn có thể nắm bắt vấn đề không chính xác. Bên cạnh đó, các dữ kiện khác nhau có thể dẫn đến việc bạn nhận thức khác về vấn đề. Thu thập thông tin sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn vấn đề, phục vụ cho việc đưa ra giải pháp phù hợp.
Ví dụ: Khi mọi người đang bày tỏ quan điểm của mình, hãy yêu cầu họ viết ra những thông tin cụ thể mà họ biết về vấn đề. Sau đó, các thông tin được ghi nhận lại và mọi người đều hiểu hơn về vấn đề.
Bước 6: Cùng nhau giải quyết vấn đề
Khi đã biết mọi người đang nghĩ gì, giờ đến lúc chúng ta giải quyết mâu thuẫn. Lúc này, mọi người có lẽ đã hiểu rõ hơn về vấn đề và đến lúc đề xuất một số giải pháp. Điều quan trọng là không để chỉ một người đưa ra tất cả các giải pháp.
Lý do cho điều này là bởi khi bạn để mọi người đề xuất giải pháp của họ, họ sẽ cảm thấy ý kiến của mình được xem trọng, không phải bị loại khỏi cuộc thảo luận. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể có nhiều giải pháp để giải quyết xung đột tốt hơn, dễ đi đến quyết định khiến nhiều người cùng ủng hộ.
Ví dụ: Sau khi thảo luận, hãy yêu cầu tất cả các thành viên đề xuất bất kỳ giải pháp nào khả thi và không quên nhấn mạnh rằng tất cả các giải pháp đều được hoan nghênh. Hãy nói rõ rằng bạn đang tìm kiếm giải pháp tốt nhất vì lợi ích của tập thể hơn là tranh đấu để xem ai là người chiến thắng. Sau đó, hãy đánh giá các giải pháp đề ra và chọn một giải pháp phù hợp nhất.
