Việc nhắn tin trao đổi ngày càng trở nên phổ biến hơn ở nơi làm việc. Dưới đây là những phép lịch sự khi nhắn tin ở nơi làm việc giúp bạn khéo léo và khôn ngoan hơn, mở đường thăng tiến trong công việc.
Đừng bắt đầu bằng trò chơi phán đoán
Khi nhắn tin cho một đồng nghiệp mà bạn không biết rõ, nhiều người thường chọn cách mở đầu bằng 2 chữ “xin chào” hoặc một vài biểu tượng cảm xúc. Tuy nhiên, điều này không thực sự được khuyến khích. Hãy đặt mình vào vị trí của người nhận được tin nhắn và nhớ rằng, không ai muốn đoán xem chuyện gì đang xảy ra. Trong trường hợp họ bận và muốn trả lời sau, cuộc trò chuyện sẽ phải bắt đầu lại từ một khởi đầu khó xử.
Nên rõ ràng và thể hiện chủ ý khi bạn mở đầu cuộc trò chuyện
Sẽ là khôn ngoan hơn khi ngay từ đầu, bạn đã cung cấp một số thông tin cơ bản về nội dung cuộc trò chuyện sắp tới. Người bạn đang nhắn tin có thể có nhiều việc khác và tin nhắn của bạn có thể không phải là ưu tiên cấp bách nhất của họ. Vì vậy, sẽ tốt hơn khi ngay từ đầu bạn đã đưa ra lý do rõ ràng và cụ thể.
Nếu không, hãy cân nhắc cách mở đầu khiêm tốn và dễ hiểu như “Này, bạn có thời gian để cùng bàn bạc về nội dung sắp tới không?”
Đừng gửi liên tục những dòng tin nhắn ngắn ngủn hay dài cả trang
Dù người bạn đang nhắn tin cùng là ai, đừng liên tục gửi những dòng tin nhắn ngắn ngủn theo phong cách nghĩ gì nhắn nấy, vài chữ là gửi tin nhắn đi, vài chữ lại gửi tin nhắn tiếp.
Bạn cũng không nên gửi cho ai đó tin nhắn dài bằng cả chương sách. Nó khiến họ phải choáng ngợp ngay khi nhận được tin nhắn, dễ rối mắt và khó nắm bắt trọng tâm. Nhớ rằng người mà bạn trò chuyện cùng có thể rất bận và việc trình bày dài dòng sẽ khiến họ có thể chọn bỏ qua tin nhắn của bạn vì còn nhiều việc cần ưu tiên hơn.
Nên cố gắng đạt được sự cân bằng
Nếu suy nghĩ của bạn bị phân tán, hãy dành một chút thời gian để thu thập các ý tưởng, xem đâu là điều quan trọng nhất mình muốn đạt được sau cuộc trò chuyện và sau đó sắp xếp sao cho phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn tránh gửi đi quá nhiều tin nhắn ngắn.
Nếu bạn gặp vấn đề ngược lại, hãy chia suy nghĩ của bạn thành những phần nhỏ hơn. Việc chia ý tưởng của bạn theo từng phần nhỏ sẽ mang lại cho người nhận cơ hội phản hồi và đặt ra câu hỏi nếu có. Điều này cũng hạn chế việc đang trò chuyện thì đối phương phải hồi hộp chờ bạn nhắn quá lâu vì tin nhắn quá dài.
Đừng quên người mà bạn đang nói chuyện cùng
Trong chỉ là trong công việc nói riêng mà trong giao tiếp nói chung, bạn nên có bộ quy tắc ứng xử sao cho phù hợp với những người khác nhau. Với mỗi đối tượng khác nhau, bạn cần có cách ứng xử sao cho hợp lý. Một hành động có thể là bình thường với đối tượng này nhưng là bất thường với đối tượng khác. Không phải nhắn tin với ai bạn cũng có thể sử dụng các biểu tượng cảm xúc hay dùng từ ngữ một cách thoải mái. Trừ khi bạn và cấp trên cũng như đồng nghiệp có mối quan hệ thân thiết đáng ngưỡng mộ, hãy cân nhắc đến tính chuyên nghiệp trước khi sử dụng ảnh động hay biểu tượng cảm xúc.
Nên nhớ người bạn trò chuyện cùng là ai
Với mỗi đối tượng khác nhau, bạn nên có cách trò chuyện khác nhau, không chỉ là dùng biểu tượng cảm xúc mà còn là trong cách diễn đạt. Không phải ai cũng thông thạo ngôn ngữ địa phương của bạn hay nhanh chóng cập nhật những tiếng lóng trên mạng xã hội. Bạn không muốn ai đó hiểu nhầm tin nhắn của mình hoặc cảm thấy lạc lõng trong cuộc trò chuyện, vì vậy hãy diễn đạt sao cho ngắn gọn và dễ hiểu. Nếu đó là mối quan hệ thân thiết, bạn có thể thoải mái hơn trong cách trò chuyện.
Hãy cố gắng thực hành kiểm tra kỹ những gì bạn đang nói và đối tượng trước khi bạn gửi tin nhắn đi. Khi bạn có thể biến nó trở thành thói quen của mình, bạn sẽ thấy bản thân tránh được rất nhiều rắc rối.
Cuối cùng và rất quan trọng, nên viết một cách đồng cảm nhất có thể
Mục đích của bất cứ điều gì chúng ta viết ra là để ai đó đọc và hiểu. Vì vậy, điều quan trọng nhất là làm sao để những gì bạn viết trở nên đơn giản nhất có thể đối với người đọc. Ở đây, chìa khóa thành công chính là sự đồng cảm và điều đó rất cần thiết cho dù bạn đang viết một cuốn tiểu thuyết hay gửi tin nhắn đến cấp trên, đồng nghiệp. Nếu bạn cho rằng điều mình đang nói có vẻ thô lỗ hoặc khó hiểu thì đó là dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn nên sửa đổi.
