Việc nói lời từ chối sao cho khéo léo và mang tính xây dựng đóng vai trò rất quan trọng.
Sử dụng các loại “kỹ thuật chuyển hướng” dưới đây có thể giúp bạn tránh khỏi việc cảm thấy đối đầu khi từ chối hay ép mình đồng ý thực hiện công việc bạn không muốn làm hoặc muốn giúp đỡ nhưng không có thời gian, thông tin hoặc nguồn lực cần thiết
Từ chối bằng cách chuyển hướng
Kỹ thuật này áp dụng tốt nhất khi bạn sẵn sàng giúp đỡ nhưng tin rằng với những gì đối phương đang yêu cầu, bạn sẽ làm không hiệu quả hoặc bạn muốn làm theo cách khác. Trong trường hợp này, câu trả lời của bạn nên cung cấp một giải pháp thay thế, chẳng hạn như:
- Tôi xin lỗi vì sẽ không thể giúp bạn điều đó, nhưng có lẽ tôi có thể….
- Tôi không nghĩ nó sẽ hiệu quả, nhưng….
- Thay vào đó, bạn đã xem xét đến điều này chưa…?
- Tôi sợ rằng điều đó sẽ không hiệu quả và tôi có thể đề xuất….
Từ chối bằng cách chuyển hướng công việc trở lại người yêu cầu
Kỹ thuật này được áp dụng tốt nhất khi ai đó đến gặp bạn với một ý tưởng lớn nhưng họ lại muốn bạn làm tất cả công việc. Ngoài nơi làm việc, điều này thường xảy ra khi bạn đóng vai trò tình nguyện trong một tổ chức phi lợi nhuận hoặc tổ chức từ thiện khác.
Khi đối mặt với kiểu yêu cầu này, hãy trả lời: “Thú vị thật đấy. Bạn có muốn đứng đầu một nhóm và nghiên cứu thêm về điều này không?” Khi đặt ra câu hỏi này, một trong hai điều sẽ xảy ra, hoặc người đó sẽ đồng ý thực hiện, hoặc họ sẽ rời đi và để bạn yên.
Từ chối bằng cách giới thiệu
Kỹ thuật này nên được áp dụng trong tình hướng bạn sẵn sàng hỗ trợ nhưng một người khác có thể làm tốt hơn hoặc bạn cần được cho phép thực hiện nhiệm vụ. Trong trường hợp đầu tiên, hãy giới thiệu họ với người có khả năng hỗ trợ tốt nhất. Trong trường hợp thứ hai, hãy yêu cầu họ nói chuyện với sếp của bạn để xin phép. Hai câu trả lời sau đây có thể được sử dụng trong hoàn cảnh này:
- Tôi không phải là người tốt nhất có thể làm việc này. Tôi có thể đề xuất bạn nói chuyện với…?
- Tôi rất vui khi được giúp bạn, nhưng trước tiên bạn phải thuyết phục được sếp của tôi đã.
Từ chối bằng cách đề cập đến người có quyền lớn hơn
Kỹ thuật này là tốt nhất khi bạn cảm thấy không thoải mái khi từ chối nhưng biết rằng bạn nên làm. Kỹ thuật này cho phép bạn nói không bằng cách sử dụng quyền hạn được ủy quyền của những người cấp cao hơn bạn trong đơn vị của bạn. Về cơ bản, bạn sẽ nói rằng bạn muốn giúp đỡ nhưng không thể. Đối phương có thể sẽ thất vọng ra về nhưng không giận bạn vì đó không phải là điều bạn toàn quyền quyết định. Bạn có thể tham khảo các ví dụ sau đây và sửa đổi sao cho phù hợp với tình huống của mình:
- Thật tiếc quá! Tôi rất muốn giúp bạn nhưng vì đã hứa hỗ trợ một dự án khác và không đủ thời gian để thực hiện cả hai cùng lúc.
- Thật tiếc quá! Tôi rất muốn giúp bạn nhưng tôi đang dành toàn bộ thời gian cho chiến dịch mới của công ty.
- Thật tiếc quá vì không thể giúp đỡ. Cấp trên yêu cầu tôi dành toàn bộ thời gian cho dự án mới này vì nó thực sự quan trọng cho định hướng sắp tới của công ty.
Từ chối bằng cách né tránh câu hỏi
Đôi khi, cách tốt nhất để từ chối là đảm bảo rằng câu hỏi đó không bao giờ được hỏi. Để tránh bị đặt ra câu hỏi, hãy sử dụng một người khác để ngăn ai đó đưa ra yêu cầu. Cách này thường được các cấp trên bận rộn sử dụng để giảm mức độ phân tâm, có thể thực sự tập trung cho công việc quan trọng. “Người gác cổng” này có thể là một trợ lý hành chính giúp bạn lọc các cuộc gọi đến và xử lý lịch trình của bạn.
Từ chối thông qua quy trình
Đôi khi, bạn có thể thấy mình nói “không” với cùng một câu hỏi nhiều lần và điều này có thể làm tổn hại đến danh tiếng nghề nghiệp của bạn, khiến ai đó thấy dường như bạn không phải là một thành viên của đội. Nếu điều này đang xảy ra với bạn, hãy tạo một chính sách hoặc quy trình cho phép bạn chuyển hướng việc đổ lỗi từ bản thân sang chính sách hoặc quy trình ưu tiên đã được phê duyệt trước đó. Kỹ thuật này khiến những người hay yêu cầu kia thất vọng nhưng không trách bạn.
Từ chối bằng câu hỏi dẫn dắt
Câu hỏi dẫn dắt là câu hỏi hướng người hỏi đi theo một hướng cụ thể. Trên thực tế, bạn đang yêu cầu họ làm điều gì đó, nhưng vì nó ở dạng câu hỏi nên cảm giác nhẹ nhàng và hữu ích hơn nhiều so với đối đầu. Ví dụ:
- Bạn có biết rằng A hiểu về chủ đề đó hơn tôi không?
- Bạn có biết rằng thông tin này có rất đầy đủ trên trang web?
- Bạn có biết rằng trên web đã mô tả rất chi tiết các bước cần thiết không?
Từ chối bằng sự mơ hồ và không phổ biến
Trên thực tế, bạn đang nói “không” bằng cách không nói có. Ví dụ:
- À, thú vị ghê! Hãy để tôi suy nghĩ và tôi sẽ cho bạn biết sau.
- Trong 1, 2 tháng tới tôi sẽ rất bạn, không có thời gian. Bạn có thể đề cập lại vấn đề này sau đó không?
- Lịch của tôi hiện đã đầy nhưng nếu có khoảng trống, tôi sẽ gọi cho bạn.
- Tôi muốn giúp bạn nhưng không biết làm thế nào. Tôi sẽ gọi nếu tôi nghĩ ra điều gì đó.
Khi sử dụng kỹ thuật này, hãy cẩn thận để người đó không hiểu sai câu trả lời, cho rằng bạn đã đồng ý yêu cầu giúp đỡ.
Từ chối bằng cách đồng ý khi đảm bảo điều kiện
Kỹ thuật này được sử dụng tốt nhất khi bạn sẵn sàng giúp đỡ nhưng muốn nhận lại sự giúp đỡ hoặc một điều gì đó cụ thể. Ví dụ:
- Đúng, nhưng để làm được điều đó, tôi cần….
- Vâng, nhưng tôi sẽ cần sự giúp đỡ từ B….
- Nếu bạn sẵn sàng cung cấp những điều này….
- Đồng ý nếu tôi có thể trì hoãn nhiệm vụ bắt buộc khác như….
