Nhìn nhận một công ty liệu có tương lai, kiếm được tiền không để đầu quân vào đó là một trong những quyết định rất quan trọng. Bằng cách nhìn vào 5 điểm nhỏ sau đây, bạn có thể biết được khá nhiều điều về công ty này.
Cách đây vài năm, tôi chỉ là một doanh nghiệp tiếp thị mới vào nghề. Một vị chủ tịch từng nói với tôi rằng, nhiều công ty đối xử với khách hàng của họ quá tùy tiện. Đôi khi, để chiếm được cảm tình của khách hàng, không phải là lời nói bóng bẩy như rót mật vào tai mà chính là thể hiện sự tôn trọng từ những chi tiết nhỏ nhất. Để biết một công ty liệu có tương lai không, có kiếm được tiền không, đây là 5 điểm nhỏ nhưng nói lên rất nhiều.
1. Điện thoại công ty đổ chuông 2 lần và có người trả lời
"Bạn đã bao giờ đến một công ty nào đó mà không có ai trả lời điện thoại sau khi đổ chuông cả quãng thời gian dài chưa", vị chủ tịch hỏi tôi.
“Dạ, ngay công ty trước em đến, chỉ cần lễ tân không ở đó hoặc người mình cần tìm không ở đó thì điện thoại sẽ liên tục đổ chuông".
"Cậu thấy cảm giác đó thế nào?".
"Nếu là người gọi, em sẽ cảm thấy rất kỳ, chẳng lẽ công ty đó không có ai trong giờ làm việc này sao. Có thể là họ nghe thấy nhưng nghĩ không phải điện thoại của mình nên ngại không nhấc máy".
Chủ tịch: "Cậu nói đúng. Nếu khách hàng gọi nhưng không có ai trả lời, có thể họ sẽ ấn tượng rằng công ty đã đóng cửa hoặc làm việc không chuyên nghiệp. Đó có thể là một khách hàng gọi điện để hỏi về nhu cầu của họ hoặc là một cơ hội để công ty gặp được khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên vì nhân viên thụ động, không trả lời và không nhận ra rằng mỗi cơ hội đều không đến một cách dễ dàng nên sẽ bỏ lỡ.
Điều này tuy rất nhỏ nhưng không chỉ thể hiện tinh thần chung của công ty mà còn là của nhân viên. Nếu không có ý thức về danh tính của mình, mọi người sẽ cảm thấy rằng việc đó chẳng liên quan gì đến mình, bao giờ gọi mình thì mới quan tâm".
Sau khi nghe chủ tịch giải thích, tôi gật đầu và nghĩ rằng ông ấy nói thật có lý, nhưng sau đó tôi hỏi: "Tại sao phải nhấc máy trong vòng 2 chuông?".
Chủ tịch chia sẻ: "Dù là ai, tôi luôn mong có người nghe máy ngay khi đi ngang qua điện thoại đang đổ chuông. Hãy cho người gọi biết rằng, công ty của bạn làm việc rất chuyên nghiệp, luôn có người túc trực và sẵn sàng phục vụ. Dù là điện thoại di động, tôi cũng đề nghị nhân viên của mình không để chuông reo quá lâu. Chi tiết nhỏ nhưng tác động của sự thay đổi là rất đáng kể."
2. Nhân viên phải trả lời trong vòng 2 giờ sau khi nhận mail
“Chủ tịch, trả lời email thì em hiểu nhưng tại sao lại phải trả lời trong vòng hai giờ?”, tôi hỏi.
Người đàn ông đứng đối diện cau mày nhìn tôi và nói:
"Có bao giờ cậu gửi thư cho bên công ty khác mà nửa ngày, một ngày, thậm chí ba bốn ngày vẫn không có ai hồi âm chưa?"
"Vâng, tình trạng đấy thường xuyên xảy ra."
"Nếu là một bức thư quan trọng, cậu mong nhận nhận được hồi âm càng sớm càng tốt nhưng bên kia lại trì hoãn quá lâu, cậu thấy thế nào?"
Tôi lắc đầu và nói lại: "Tất nhiên là không thoải mái vì chờ đợi hồi âm là một điều khó chịu. Tôi sẽ không biết được suy nghĩ hay phản hồi của đối phương, liệu đã nhận được chưa hay nhận rồi thì ý kiến thế nào."
"Đúng thế. Mọi người ngày nay vì bận rộn công việc hoặc do thói quen làm việc kém nên thường ngó lơ sau khi nhận được email, thậm chí không có nhã ý trả lời. Người gửi sẽ phải đoán xem liệu đối phương đã nhận được hay chưa, hay chưa đọc và cũng không muốn giải quyết.
Tình trạng này sẽ ảnh hưởng đến văn hóa của công ty trong thời gian dài. Khi một bức thư được gửi đi, điều đó có nghĩa rằng nếu bạn không trả có nghĩa là không có ý kiến, là tôi có thể làm theo cách riêng của mình. Vì vậy, ngay khi nhận được thư, nếu chưa có thời gian để xử lý vấn đề, hãy trả lời thư và nói với họ rằng có một số ý kiến cần phải thảo luận thêm và sẽ bổ sung câu trả lời sau. Bạn càng hoạt động tích cực, bạn càng có thể nhận được sự tin tưởng của đối phương về mặt cơ bản."
3. Phải có nước trên bàn khi khách hàng ghé thăm
“Còn một điều nữa, tại sao khi đến thăm khách hàng lại luôn phải có nước mời khách", tôi thật thà hỏi.
Vị chủ tịch có chút không hài lòng đáp:
"Một cuộc họp có thể nhanh trong 30 phút, hoặc kéo dài đến cả 2 tiếng đồng hồ. Trong khoảng thời gian này, thậm chí không có lấy một cốc nước thì khách hàng sẽ nghĩ gì? Một công ty nghèo đến mức không có một cốc nước? Công ty đó thậm chí còn chưa sẵn sàng? Công ty không quan tâm khách hàng?
Nước là phép lịch sự cơ bản của một cuộc họp và cũng là điều cơ bản nhất. Tuy nhiên nhiều công ty thậm chí không hiểu điều này."
Tôi lập tức quay lại với chủ tich:
"Vâng! Có lần tôi đến làm việc với một công ty. Cuộc họp kéo dài hơn hai tiếng đồng hồ và không hề có một ly nước nào."
"Ấn tượng của cậu về công ty này là gì?"
"Thật khủng khiếp! Tôi nghĩ rằng công ty này thậm chí không có một chiếc cốc."
"Nguyên tắc kinh doanh là làm tốt từ việc nhỏ nhất để khiến khách hàng cảm thấy được quan tâm. Dù có khéo miệng đến đâu cũng không thể tốt hơn việc liên tục mắc lỗi nhỏ khiến khách hàng khiến khách hàng cảm thấy thiếu sự tôn trọng.
Đừng nghĩ rằng đó là tiểu tiết. Ngoài nước, bạn cũng có thể chuẩn bị thêm trà, cà phê, nước ngọt,… để đối phương lựa chọn. Nếu để ý bạn sẽ thấy mọi người sau buổi họp sáng thường chọn uống nước và sau buổi họp chiều sẽ chọn cà phê, đồ uống ngọt hoặc trà, đặc biệt là khi họ vừa kết thúc bữa trưa."
4. Khách hàng cần được đón tiếp tích cực khi đến thăm
"Tôi thường đi thăm các công ty khác và đôi khi đứng chơ vơ ở quầy khiến tôi rất ngại. Trải nghiệm tệ nhất là khi tới 1 công ty vì có hẹn nhưng không liên lạc được. Tôi ngồi ở ghế cổng đợi 15 phút, trong công ty có rất nhiều người nhưng họ đều coi tôi như người vô hình. Cuối cùng người kia cũng xuất hiện từ thang máy nhưng tôi thì không muốn nói gì thêm nữa. Cảm giác thật khó chịu khi không được tôn trọng”, tôi nhớ lại.
Vị chủ tịch nói: "Vì vậy, tôi luôn yêu cầu các nhân viên của mình nếu thấy khách đến và đang cần sự giúp đỡ, hãy nhiệt tình chỉ dẫn và hỏi han dù họ không phải lễ tân đi chẳng nữa. Công ty chúng tôi luôn có lịch phòng họp, chỉ nhân viên mở ứng dụng là biết vị khách đó tới cuộc họp nào ở phòng nào.
Chúng ta phải tạo được ấn tượng tốt trong lòng người khác. Nếu không có người ở quầy, những đồng nghiệp khác cần thể hiện mình chính là một phần của tập thể này, tiến đến và hỏi han."
5. Các cuộc họp luôn phải đúng giờ
Một trong những đặc điểm bạn nên nhìn vào để đánh giá về tiềm năng của một công ty chính là cách sắp xếp các cuộc họp. Việc kéo dài thêm nửa tiếng, muộn nửa tiếng chính là sự thể hiện thiếu chuyên nghiệp, kiểm soát thời gian kém.
"Thời gian rất quý giá và hãy luôn đảm bảo rằng các cuộc họp được tổ chức đúng giờ tại đúng thời điểm. Đừng bao giờ thiếu tôn trọng thời gian của khách hàng. Việc lùi giờ họp vào phút chót, bắt họ chờ đợi người này người kia rất không hay, thậm chí khách hàng có thể cắt bỏ cơ hội làm việc, hợp tác với công ty đó. Một điều nữa là họp mà không chuẩn bị trước, cứ đến họp mới bắt đầu động não rồi kéo dài cả tiếng đồng hồ vẫn chưa đưa ra được kết luận sẽ rất mất thời gian, lãng phí".
