Tập trung vào ít hơn để mang lại hiệu quả nhiều hơn chính là quy tắc 80/20. Khi bạn đã xác định được các nhiệm vụ mang lại cho mình nhiều giá trị nhất, hãy bắt tay vào hành động.
Làm việc thông minh hơn, không tốn nhiều công sức là mục tiêu của đa phần chúng ta. Càng trải qua nhiều điều, chúng ta sẽ càng nhận ra làm nô lệ thời gian không phải là cách hiệu quả nhất để đạt được tiến bộ. Tập trung vào ít hơn để mang lại hiệu quả nhiều hơn chính là quy tắc 80/20 mà chúng ta sắp nói đến.
Nhà kinh tế học người Ý ở thế kỷ 19, Vilfredo Pareto, nhận thấy rằng khoảng 80% đất đai ở Ý thuộc sở hữu của khoảng 20% dân số. Sau đó, ông quan sát thấy rằng có sự phân phối gần như theo tỷ lệ 80/20 trong hầu hết các lĩnh vực sản xuất.
Nguyên tắc Pareto, thường được gọi là luật Pareto hoặc quy tắc 80/20 là chiến lược mà tất cả chúng ta có thể sử dụng để làm việc thông minh hơn và phát triển nhanh hơn. Điều thú vị là quy tắc này có thể áp dụng cho rất nhiều lĩnh vực trong cuộc sống.
Quy tắc 80/20 được sử dụng tốt nhất với vai trò chiến lược tăng trưởng, phát triển và thúc đẩy năng suất. Khi chúng ta tìm thấy 20% hành động tạo ra 80% kết quả của mình, chúng ta có thể tập trung mọi nỗ lực vào 20% đó, tức là làm việc trên các lĩnh vực mang lại sự tăng trưởng mạnh nhất.
Trong kinh doanh, 80% lợi nhuận của bạn đến từ 20% sản phẩm của bạn. Đối với sức khỏe của bạn, 80% lối sống lành mạnh của bạn có thể đến từ 20% hành động của bạn và trong cuộc sống, 80% hạnh phúc của bạn đến từ 20% lựa chọn của bạn.
Cách sử dụng quy tắc 80/20 để tăng năng suất của bạn
Về bản chất, quy tắc 80/20 chính là hướng chúng ta tập trung cho những việc quan trọng và không đổ mồ hôi cho những việc nhỏ nhặt.
Ví dụ: Nếu 80% khiếu nại đến từ 20% khách hàng của bạn, thay vì lo lắng về việc làm thế nào để xoa dịu những khách hàng này, sẽ tốt hơn nếu bạn tập trung vào 80% khách hàng yêu thích sản phẩm của mình. Nếu chúng ta tập trung vào việc làm cho 80% khách hàng hài lòng hơn khi tìm ra những cách mới để làm họ hài lòng hơn nữa thì chúng ta sẽ nhận được lợi ích rất lớn, các khách hàng trung thành và sẵn sàng giới thiệu cho người khác. Đây là cách quy tắc 80/20 giúp ích cho chúng ta khi chúng ta biết tận dụng sức mạnh từ đó.
Diễn giả quốc tế Stephen Covey đã nói, hãy đặt những thứ quan trọng lên hàng đầu. 20% nhiệm vụ của bạn sẽ mang lại 80% kết quả của bạn, vì vậy hãy tập trung vào 20% đó trước và nếu còn thời gian, bạn có thể bắt đầu với 80% còn lại.
3 cách để sử dụng quy tắc 80/20 trong công việc hàng ngày của bạn:
1. Làm rõ những gì bạn đang thực sự làm
Để biết những hành động có giá trị nhất của bạn là gì, bạn cần biết những nhiệm vụ mà bạn đang tham gia trong ngày, tuần và tháng. Sau đó, bạn cần liên kết những hành động đó với kết quả hữu hình thay vì để chúng trong sự mơ hồ.
Nếu bạn nhận thấy việc gửi email tới các tiềm năng khiến sản phẩm của mình được chú ý hơn, lượng sản phẩm được bán tăng lên, thúc đẩy hành vi mua hàng, bạn nên ưu tiên nhiệm vụ đó. Bất kỳ nhiệm vụ nào không mang lại kết quả cụ thể, bạn đều cần giảm mức độ ưu tiên và tập trung cho các hành động có giá trị khác.
2. Đặt thời hạn ngắn hơn nhưng đảm bảo linh hoạt
Thời hạn có tác động mạnh mẽ đến tâm lý chúng ta, khiến chúng ta có cảm giác cấp bách và buộc mình phải xem xét kỹ lưỡng những gì đáng ưu tiên, những gì thực sự quan trọng. Khi chúng ta đặt ra thời gian cho mình, chúng ta biết mình không thể lãng phí thời gian cho những việc không quan trọng, phải nhanh chóng tập trung cho ưu tiên.
Khi chúng ta làm việc như vậy, chúng ta đang sử dụng chính nguyên tắc 80/20 để hoàn thành tất cả những việc lớn trước. Khi đã xử lý xong việc lớn, chúng ta biết rằng đến lúc bắt đầu tập trung vào những nhiệm vụ nhỏ hơn. Đây cũng là lúc cần đến khoảng thời gian linh hoạt. Thay đổi nhỏ này cho phép bạn bùng nổ sự sáng tạo và động lực ngay từ đầu, đồng thời không bỏ qua những nhiệm vụ nhỏ hơn, ít quan trọng hơn.
Việc đặt ra thời hạn cũng giúp chúng ta tập trung hơn. Mỗi ngày, chúng ta đều phải đối mặt với rất nhiều sự phân tâm như các thông báo email, mạng xã hội, những cuộc trò chuyện tán gẫu trong văn phòng... Đặt ra thời hạn ngắn hơn nhưng đảm bảo tính linh hoạt sẽ giúp mọi người tập trung hơn và dễ vượt qua những ồn ào hơn. Bạn sẽ thấy mọi thứ hiện lên rõ ràng hơn, biết đâu là việc quan trọng cần tập trung và làm hiệu quả hơn.
3. Thử tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị nhất
Khi bạn đã xác định được các nhiệm vụ mang lại cho mình nhiều lợi nhuận nhất, hãy bắt tay vào hành động. Lên kế hoạch cho một tuần mà bạn chỉ tập trung vào 20% công việc của mình – những nhiệm vụ có giá trị nhất và theo dõi kết quả đạt được.
Điều này sẽ cho bạn cái nhìn rõ ràng hơn về việc liệu các nhiệm vụ trong mức 20% kia có thực sự giá trị nhất hay chúng cần được xếp ưu tiên phía sau. Việc tìm ra 20% nhiệm vụ của bạn là một quá trình liên tục.
Nhớ rằng, quy tắc 80/20 không phải khuyên bạn làm ít việc hơn mà là tìm ra những lĩnh vực có giá trị nhất trong lịch trình của bạn và dành nhiều thời gian hơn để tập trung cho những việc đó.
Có vô số công việc cần phải hoàn thành và lượng thời gian có sẵn rất hạn chế. Bạn sẽ không bao giờ hoàn thành tất cả công việc. Nếu bạn cố gắng hoàn thành mọi việc, bạn sẽ nhận thấy rằng công việc đang kết liễu bạn. Thay vì ước có nhiều năng lượng hơn để làm được nhiều việc hơn, tại sao lại chỉ sử dụng năng lượng của bạn để làm những việc quan trọng nhất?
Khi bắt đầu áp dụng quy tắc 80/20, chúng ta sẽ nhận thấy rằng mình còn nhiều thời gian hơn – chất lượng và năng suất công việc của chúng ta sẽ cao hơn. Chúng tôi sẽ có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho ngày của mình hơn bao giờ hết, bởi vì chúng tôi sẽ biết tất cả các hành động thiết yếu sẽ giúp chúng tôi đạt được kết quả tốt nhất. Phần tốt nhất là chiến lược này có thể lặp lại và tích lũy. Càng lặp lại nó nhiều, chúng ta càng nhận được nhiều giá trị hơn từ 20% nhiệm vụ của mình.
