Để làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu căng thẳng và tránh lãng phí thời gian, bạn cần học nghệ thuật từ chối nhẹ nhàng - nghệ thuật mà không nhiều người biết.
Sự thật là chúng ta không bao giờ có thể làm việc hiệu quả nếu luôn có quá nhiều cam kết. Đó là lý do vì sao nghệ thuật từ chối lại ý nghĩa đến vậy, có thể đem lại tác dụng trong việc tăng năng suất.
Các thành viên trong gia đình bạn, bạn bè của bạn hay đồng nghiệp của bạn… có thể không ngừng đưa ra những yêu cầu cần đến thời gian của bạn. Và để làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu căng thẳng và tránh lãng phí thời gian, bạn cần học nghệ thuật từ chối nhẹ nhàng - nghệ thuật mà không nhiều người biết.
1. Hãy biết quý trọng thời gian của mình
Khi hiểu rõ những điều bạn nhận lời đồng nghĩa với bao nhiêu thời gian của bạn bị mất đi, bạn sẽ biết lời từ chối nên được thực hiện thường xuyên hơn.
Hãy trung thực và nói với họ rằng: “Hiện tại tôi không thể. Công việc của tôi đang quá tải rồi”. Họ sẽ thông cảm cho bạn bởi họ cũng có thể phải giải quyết nhiều việc và họ sẽ tôn trọng sự cởi mở, trung thực và biết ưu tiên bản thân của bạn.
2. Biết các ưu tiên của bạn
Ngay cả khi bạn có thêm chút thời gian, bạn có thực sự muốn dành lượng thời gian đó để cho người khác?
Ví dụ: Nếu vợ bạn muốn bạn vài buổi/tuần đón lũ trẻ đi học về, bạn có thể sẽ cố gắng sắp xếp thời gian để làm việc đó bởi với bạn, gia đình là ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, nếu đồng nghiệp yêu cầu giúp đỡ trong một số dự án phụ mà bạn biết cần tốn nhiều thời gian và điều này đồng nghĩa với việc bạn có ít thời gian dành cho vợ và con hơn, bạn nên học cách từ chối.
Tất nhiên, điều này còn phụ thuộc vào mức độ ưu tiên của từng người bởi mỗi người sẽ hướng đến những mục tiêu khác nhau. Đối với những người khác, việc giúp các đồng nghiệp trong dự án mới có thể đồng nghĩa với cơ hội thăng chức hoặc tăng lương và họ thích điều đó.
3. Thực hành nói không
Dù là hoạt động gì, việc tập luyện sẽ giúp bạn thực hiện tốt hơn. Việc nói “không” thường xuyên khi có thể là một cách tuyệt vời để bạn làm tốt hơn và thoải mái hơn khi nói từ đó. Trong trường hợp đối phương là người kiên trì và khăng khăng về điều họ muốn bạn đồng ý, có thể bạn cần lặp lại lời từ chối của mình. Bằng cách tiếp tục nói không, cuối cùng, họ sẽ hiểu ra vấn đề.
4. Đừng xin lỗi
Một cách phổ biến mà nhiều người vẫn dùng để bắt đầu lời từ chối của mình là “Tôi xin lỗi, nhưng…” Nhiều người cảm thấy cách từ chối này khiến họ trông có vẻ lịch sự hơn.
Phép lịch sự là điều rất quan trọng khi bạn học cách nói lời từ chối nhưng việc xin lỗi như vậy chỉ khiến lời nói của bạn trở nên yếu ớt hơn. Bạn cần phải kiên quyết và không hối lỗi về việc bảo vệ thời gian của chính mình.
Khi nói không, bạn cần phải nhớ rằng việc mình từ chối người khác không có gì là tệ cả. Bạn có mọi quyền để đảm bảo có thời gian cho những việc quan trọng nhất đối với mình.
5. Không cần phải luôn là tốt nhất
Một lần nữa, bạn cần nhớ rằng lịch sự là điều cần thiết nhưng cư xử tử tế bằng cách nói đồng ý mọi lúc mọi nơi chỉ khiến bạn mệt mỏi và dễ nhận về tổn thương hơn. Khi bạn giúp mọi người dễ dàng có được thời gian (hoặc tiền bạc) của bạn, họ sẽ tiếp tục làm điều đó. Nếu bạn dựng lên bức tường hoặc đặt ranh giới nhất định, họ sẽ phải đi tìm người khác dễ nhờ vả, lợi dụng hơn.
Hãy cho họ thấy rằng thời gian của bạn rất đáng quý và bạn sẽ bảo vệ tốt thời gian của mình. Nếu đó không phải việc nằm trong danh sách ưu tiên hàng đầu của bạn và bạn không sẵn sàng để làm, hãy từ chối.
6. Nói không với sếp của bạn
Đôi khi chúng ta cảm thấy rằng chúng ta phải luôn nói đồng ý với sếp bởi họ là cấp trên của chúng ta. Chẳng phải nói lời từ chối đồng nghĩa với việc chúng ta không thể xử lý công việc, năng lực hạn chế sao?
Thực tế thì ngược lại, hãy cho sếp của bạn thấy rằng việc thực hiện quá nhiều cam kết sẽ làm ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng của công việc bạn đang đảm nhận. Nếu sếp của bạn khăng khăng rằng bạn cần là, hãy xem qua dự án hoặc danh sách nhiệm vụ sếp muốn yêu cầu và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, nhận đảm nhiệm công việc quan trọng nhất.
7. “Rào trước”
Thường thì việc xử lý trước các yêu cầu sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc nói lời từ chối sau khi đối phương đã đưa ra. Nếu bạn biết rằng các yêu cầu có thể được đưa ra sau cuộc họp, hãy chủ động nói trước với mọi người rằng tuần tới bạn đã kín lịch và không còn thời nhận bất kỳ yêu cầu mới nào.
Tất nhiên, để đoán biết được điều này đòi hỏi sự quan sát cũng như khoảng thời gian nhất định làm việc cùng nhau. Song khi bạn hiểu rõ về nó, mẹo này thực sự rất hữu ích.
8. Trả lời sau
Thay vì đưa ra câu trả lời ngay sau đó, bạn có thể nói với đối phương rằng bạn sẽ xem xét và liên hệ lại sau. Khoảng thời gian đó sẽ giúp bạn cân nhắc rõ hơn về các ưu tiên của mình. Nếu không thể thực hiện được yêu cầu, bạn có thể nói theo cách này: “Tôi đã suy nghĩ về việc đó nhưng sau khi xem xét thì tôi không thể làm được”.
9. Hẹn thời điểm khác
Thay vì đóng sầm cửa với ai đó, bạn có thể đưa ra một lời hẹn về thời điểm khác nếu đó là điều bạn thấy mình có thể làm.
“Điều đó nghe có vẻ thú vị đấy song đợt này tôi bận quá. Chúng ta có thể xem xét sau 2 tuần nữa”.
10. "Điều đó tốt nhưng không hợp với tôi"
Lời từ chối hẹn kinh điển này thực sự có thể hữu ích trong nhiều tình huống. Tuy nhiên, đừng thiếu thành thật về điều đó. Chỉ đơn giản là việc đó không phù hợp với bạn. Bạn chỉ cần nói ra sự thật bởi mọi người đều có thể cảm nhận được sự không thành thật.
Cuối cùng, nói từ chối không phải là một điều dễ thực hiện nhưng một khi đã thành thạo, bạn sẽ thấy rằng mình ít căng thẳng hơn và tập trung hơn vào những điều thực sự quan trọng đối với mình. Bạn không cần phải cảm thấy tội lỗi khi chủ động sắp xếp cuộc sống của mình theo cách có lợi cho bản thân.
Cùng với đó, hãy nhớ rằng từ chối không có nghĩa là bạn xấu tính hay ích kỷ. Đó là bạn biết quan tâm đến thời gian, năng lượng và sự tỉnh táo của mình. Một khi bạn học được cách từ chối hợp lý, mọi người sẽ tôn trọng việc bạn sẵn sàng thực hành việc chăm sóc bản thân.
