Nếu bạn muốn làm chủ thời gian của mình và tăng hiệu suất làm việc thì đây chính là 12 mẹo hữu ích dành cho bạn.
1. Có một cuốn sổ tay để kiểm soát công việc cần làm
Bạn có thường bị phát sinh việc cần làm trong khi đang rất bận rộn hoặc nhớ nhớ, quên quên những việc phải làm không? Đó chính là lý do vì sao bạn cần đến một cuốn sổ nhỏ để dẹp bỏ những phiền nhiễu.
Khi bạn đang dở việc phải quay sang giải quyết một công việc khác rồi trở lại công việc dang dở kia, việc này sẽ gây lãng phí thời gian cho những việc không thực sự quan trọng. Kiểu làm kiểu này sẽ khiến bạn giảm hiệu suất làm việc.
Với một cuốn sổ kế hoạch, bạn chỉ việc ghi lại vào sổ bất khi có công việc nào không quá quan trọng phát sinh. Bạn sẽ không còn lo cảnh nhớ nhớ, quên quên và cũng không tốn thời gian để chuyển từ việc dang dở này sang việc khác rồi quay lại.
2. Không ôm đồm quá nhiều việc một lúc
Mỗi khi bắt đầu một ngày mới, chúng ta thường thấy mình đang ôm đồm quá nhiều việc. Đôi khi bạn vừa gọi điện thoại vừa kiểm tra hòm thư điện tử, tay tranh thủ làm thêm vài việc khác. Việc đa nhiệm này thường làm giảm hiệu suất công việc của bạn.
Khi đa nhiệm, ta thực ra chỉ đang luân phiên hoán đổi các việc cho nhau và số lượng việc được làm thực ra ít hơn so với làm 2 công việc riêng rẽ. Cách làm này ảnh hưởng đến khả năng tập trung của chúng ta và hiển nhiên năng suất làm việc cũng chịu ảnh hưởng.
3. Bật chế độ không làm phiền trên điện thoại
Nhiều người trong số chúng ta mỗi khi xem tin nhắn hay thông báo mới lại "tiện thể" xem cái này cái kia trên điện thoại và mất tập trung vào việc đang làm dở. Đó là lý do sẽ tốt hơn khi bạn bật chế độ không làm phiền trên điện thoại, giúp chặn lại những yếu tố gây nhiễu khi bạn làm việc.
4. Tôn trọng thứ tự ưu tiên trong công việc
Một trong những chìa khoá của tăng hiệu quả công việc chính là hãy xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc đi kèm với thời hạn cần hoàn thành.
Bạn cần chia những việc cần ưu tiên của mình thành 3 phần: việc hoàn thành vào đầu, giữa và cuối ngày. Cách này cho phép bạn dành đủ thời gian để tập trung hoàn thành việc quan trọng cũng như đủ thời gian để xử lý những việc phát sinh.
5. Lên thời gian biểu mỗi ngày
Dành thời gian để hoàn thành những việc quan trọng sẽ nâng cao hiệu suất chung song sự thật là luôn có những việc khiến chúng ta dễ mất tập trung, quên mất việc mình cần làm. Đó là lý do việc lên thời gian biểu lại quan trọng đến vậy.
Buổi sáng, bạn hãy xem xét kỹ lịch trình làm việc trong ngày của mình, điền những công việc ưu tiên vào khoảng trống trên lịch, ước tính thời gian cần để hoàn thành. Bạn cần đảm bảo rằng mình có đủ thời gian để xử lý những việc phát sinh. Sau đó, hãy để cho mọi người đều biết đây là lịch trình cố định của bạn. Điều này sẽ đảm bảo lịch trình của bạn không bị ai đó làm hỏng.
6. Cho phép mình nghỉ ngơi
Một nghiên cứu mới đây của Đại học Illinois ở Urbana Champaign đã chỉ ra rằng việc tập trung nhiều giờ vào một công việc duy nhất thực chất lại làm giảm hiệu suất và chất lượng của công việc hoàn thành. Theo kết quả nghiên cứu, chúng ta càng tập trung lâu vào một thứ gì đó sẽ càng bị mất động lực trong việc đạt được mục tiêu đã đề ra.
Thay vào đó, hãy đặt ra những khoảng thời gian nghỉ ngơi thường xuyên để khả năng tập trung và nhận thức của bộ não khởi động lại khi nó bắt đầu có dấu hiệu chậm chạp.
7. Thiết lập đúng mục tiêu
Vẽ ra bức tranh toàn cảnh về mục tiêu trong công việc sẽ giúp chúng ta giữ vững động lực và chia mục tiêu lớn thành những phần nhỏ sẽ giúp chúng ta có thêm động lực mỗi khi hoàn thành từng phần.
Việc đặt ra những mục tiêu ngắn hạn cũng giúp bạn tránh khỏi tình trạng quá tải hay nản lòng khi nghĩ rằng mình còn rất xa vời so với mục tiêu. Chính vì vậy, hãy vẽ ra bức tranh mục tiêu lớn càng chi tiết càng tốt. Sau đó xác định những việc mình cần làm để đạt được mục tiêu, chia chúng thành mục tiêu nhỏ theo tuần hoặc thậm chí theo ngày. Điều này sẽ giúp bạn tăng hiệu suất cũng như đảm bảo tinh thần làm việc.
8. Tự đặt ra ranh giới và nghiêm túc tuân theo
Nhiều người cảm thấy khó khăn khi đặt ra những ranh giới bởi điều đó đồng nghĩa với việc họ phải thường xuyên nói "Không" hơn. Tuy nhiên, bạn càng đặt ra những ranh giới và nghiêm túc tuân theo, hiệu suất công việc cũng như giá trị bản thân của bạn sẽ càng cao.
Bạn có thường xuyên ở lại muộn hay thậm chí mang việc về nhà làm không? Không ít người nghĩ rằng đem việc về nhà hoặc làm thêm giờ có thể giúp bạn làm được nhiều hơn nhưng thực tế không phải vậy.
Khi bạn biết luôn có một phương án khác là mang việc về nhà làm vào ban đêm, bạn sẽ dễ bị giảm năng suất làm việc cả ngày hôm đó. Nếu bạn biết mình chỉ có một quỹ thời gian cố định để hoàn thành mọi việc, bạn sẽ biết đâu là điều mình nên ưu tiên làm trước và từ chối những việc không thực sự quan trọng, tập trung đẩy mạnh hiệu quả làm việc.
9. Lập quy trình cho mỗi công việc
Một trong những mẹo dễ nhất để bạn nâng cao hiệu suất công việc là tinh giản nó. Đa phần chúng ta đều có những công việc lặp đi lặp lại mỗi tuần, thậm chí là mỗi ngày. Với những công việc có tính chất như vậy, việc tạo nên một quy trình làm việc cố định không những giúp việc hoàn thành trở nên dễ dàng hơn mà bạn còn đạt được hiệu quả cao hơn.
Việc này gọi là tinh giản trong cách hành động. Càng tinh giản những công việc cần làm bao nhiêu, khối lượng việc bạn hoàn thành sẽ càng nhiều và dễ bấy nhiêu.
10. Dành thời gian để thắt chặt mối quan hệ với đồng nghiệp
Ai đó có thể nghĩ rằng việc tán gẫu, trò chuyện với đồng nghiệp thậm chí còn mất thời gian song nó cũng mang những ý nghĩa tích cực nhất định. Việc dành thời gian tìm hiểu thêm về đồng nghiệp, giao tiếp với họ giúp bạn dễ dàng kết nối với những người làm cùng mình. Mối quan hài hoà với đồng nghiệp sẽ giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực, tác động tích cực tới hiệu quả làm việc chung của cả văn phòng.
Hãy dành thời gian giải lao để trò chuyện với đồng nghiệp của mình nhiều hơn. Rất có thể những cuộc tán gẫu ấy chính là điều cả nhóm bạn đang cần để có một ngày làm việc hiệu quả hơn.
11. Hỏi xin những ý kiến đóng góp
Một trong những yếu tố khiến bạn làm việc kém hiệu quả hơn chính là thiếu đi sự trao đổi lẫn nhau. Điều này không những giúp cải thiện các mối quan hệ trong công việc mà còn giúp bạn hoàn thiện mình hơn nhờ chính những ý kiến đóng góp từ những người xung quanh.
Hãy nhờ mọi người cho ý kiến đóng góp về công việc của bạn, về những điều họ thấy ổn và chưa ổn. Những ý kiến đóng góp thẳng thắn có thể giúp bạn làm tốt hơn, nhanh chóng thực hiện những thay đổi nếu cần thiết. Nhớ rằng, biết lắng nghe và tiếp thu có chọn lọc chính là một trong những chìa khoá mở ra thành công.
12. Tìm ý nghĩa thật sự trong công việc hàng ngày
Đây chính là mẹo nhỏ cuối cùng giúp bạn tăng hiệu quả làm việc. Nó không chỉ có ý nghĩa với chất lượng công việc mà còn ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống của chính bạn.
Khi bạn làm công việc khiến mình cảm thấy thật sự ý nghĩa, bạn sẽ thấy hứng thú hơn, muốn hoàn thành công việc nhiều hơn, nhanh hơn và điều này dẫn đến tăng hiệu suất gấp nhiều lần.
Ở mỗi người, cảm giác hứng khởi trong công việc sẽ khác nhau song hãy bắt đầu từ những bước nhỏ như tập cho mình thái độ trân trọng với công việc. Cách này có thể giúp bạn tìm thấy cảm hứng trong công việc, thúc đẩy năng suất nhanh chóng.
