Với sự nhanh chóng và tiện lợi, các tin nhắn đang ngày càng được sử dụng phổ biến hơn ở nhiều lứa tuổi. Tuy nhiên, phương thức liên lạc này cũng có những thách thức riêng khi bạn có thể gửi đi thông điệp sai lệch hay vượt qua ranh giới nghi thức mà không biết.
-
Tốc độ phátChuẩn
-
Giọng đọc
Dưới đây là 7 quy tắc nhắn tin mà những người khôn ngoan, khéo léo luôn nắm rõ:
1. Cân nhắc đối tượng của bạn
Mỗi tin nhắn văn bản là một dự báo cụ thể về bạn và điều quan trọng là bạn phải thể hiện bản thân mình theo cách bạn muốn được người khác nhìn nhận. Bạn có thể nhắn tin theo phong cách này với bạn bè nhưng cần nhắn tin theo phong cách hoàn toàn khác với đồng nghiệp hoặc khách hàng tiềm năng của mình. Điều quan trọng ở đây chính là sự phù hợp. Hãy đảm bảo rằng tin nhắn của bạn phù hợp với đối tượng nhận.
2. Giao tiếp rõ ràng
Người nhận tin nhắn không nên có những nhầm lẫn về điều bạn đang cố gắng nói. Nếu thông điệp của bạn được diễn giải sai cách, thông tin sai lệch bạn gửi đi có thể gây ra xung đột. Trong công việc, điều này có thể khiến bạn bỏ lỡ cơ hội kinh doanh tốt.
Đó là lý do hãy đảm bảo rằng tin nhắn của bạn rõ ràng, dễ hiểu và gửi tới đúng người. Sẽ tốt hơn khi bạn tạo được thói quen đọc lại tin nhắn trước khi quyết định bấm “Gửi”.
3. Phản hồi kịp thời
Khi ai đó nhắn tin cho bạn, họ mong bạn sẽ nhận được tin nhắn và sớm phản hồi. Trừ khi bạn không có mặt ở đó, hãy cố gắng phản hồi nhanh chóng. Việc chậm trễ trả lời có thể gửi đi thông điệp về sự thiếu quan tâm. Nếu vì lý do nào đó mà bạn không thể trả lời tin nhắn nhanh chóng, hãy đưa ra lời xin lỗi vì sự chậm trễ đó càng sớm càng tốt.
4. Chỉ sử dụng các biểu tượng cảm xúc khi phù hợp
Trong các tin nhắn, những biểu tượng cảm xúc như khuôn mặt cười có thể phát huy vai trò nhất định. Tuy nhiên, không phải loại tin nhắn nào và với đối tượng nào bạn cũng nên sử dụng các biểu tượng cảm xúc. Bạn nên lưu ý đến thời điểm cũng như đối tượng thích hợp để sử dụng biểu tượng cảm xúc.
Ví dụ: Nếu bạn đang nhắn tin trao đổi công việc, sẽ tốt hơn khi bạn tránh sử dụng các biểu tượng cảm xúc. Chúng sẽ phù hợp hơn khi bạn sử dụng trong các tương tác cá nhân hơn. Khi cảm thấy lăn tăn, tốt hơn là bạn không nên sử dụng.
5. Đừng dài dòng
Khi một tin nhắn quá dài dòng, nó có thể trở thành gánh nặng cho người nhận. Nếu bạn cần đi vào chi tiết hoặc giải thích vấn đề kỹ càng hơn, hãy cân nhắc việc nhấc điện thoại lên hoặc gặp trực tiếp. Nếu vẫn muốn lựa chọn phương thức nhắn tin, bạn có thể chia nhỏ tin nhắn thành nhiều văn bản để người nhận dễ đọc hơn, tránh để xảy ra những hiểu lầm, bỏ lỡ thông tin không đáng có.
Tất nhiên, việc hồi âm chỉ với 1, 2 từ như “Ok”, “Được”, “Ừ”… cũng là điều không nên làm. Khi bạn nhận được những tin nhắn đáp lời quá ngắn, bạn sẽ dễ nghĩ rằng đối phương đang rất bận hoặc không muốn nhắn tin tiếp với mình.
6. Hãy kiên nhẫn
Hãy đối xử với các tin nhắn văn bản giống như cách bạn đối xử với một cuộc trò chuyện. Sẽ không hay khi bạn biến cuộc hội thoại thành buổi biểu diễn của riêng mình, át hết phần người khác, dù là trò chuyện trực tiếp hay nhắn tin đều vậy. Đừng liên tục “nã” đối phương bằng cả loạt tin nhắn. Hãy cho họ cơ hội trả lời. Rất có thể người bạn nhắn tin muốn hồi âm nhanh nhưng đang bận đọc chuyện cho con trước giờ đi ngủ.
7. Biết khi nào nên kết thúc cuộc trò chuyện
Việc nhắn tin cũng tương tự như khi bạn giao tiếp bằng lời nói hoặc văn bản. Hãy chú ý khi nhận thấy người bạn nhắn tin cùng muốn kết thúc cuộc trò chuyện và đừng cố gắng để tiếp tục hoặc buông những lời trách móc như: “Sao bạn không phản hồi”, “Bạn vẫn ở đó chứ?"
Nếu thiếu đi sự tinh tế, những tin nhắn của bạn có thể gây ra sự bối rối, không thoải mái cho người kia và nếu đó là khách hàng, bạn có thể mất đi một mối làm ăn chỉ vì thiếu khéo léo.
