Một lời xin lỗi không đúng chỗ có thể làm giảm uy tín của bạn hay ngầm gửi đi thông điệp rằng dường như bạn cần chịu trách nhiệm nào đó dù không phải do bạn làm.
Một lời xin lỗi có thể chữa lành nhiều vết thương nhưng cũng có thể gây ra vấn đề khi nói ra trong tình huống không cần thiết. Một lời xin lỗi không đúng chỗ có thể làm giảm uy tín của bạn hay ngầm gửi đi thông điệp rằng dường như bạn cần chịu trách nhiệm nào đó dù không phải do bạn làm.
Nhớ rằng, luôn miệng nói lời xin lỗi không phải lịch sự mà trong một số tình huống nhất định chính là tự đưa mình vào thế khó, thậm chí hại mình. Nếu bạn đã phạm phải sai lầm hoặc làm tổn hại đến người khác, nhất định bạn xin lỗi một cách chân thành. Tuy nhiên, đừng dùng lời xin lỗi như một thói quen, để khiến yêu cầu của mình có vẻ nhẹ nhàng hơn hay chỉ để bảo vệ cảm xúc của người khác. Dưới đây là những thời điểm mà lời xin lỗi là không cần thiết.
1. Vấn đề của đồng nghiệp ảnh hưởng đến bạn
Khi bạn đang thực hiện phần công việc của mình nhưng lại liên quan đến cả phần việc do người khác thực hiện và người đó làm trì trệ khiến vấn đề phát sinh, bạn nên hành động để giải quyết vấn đề. Tuy nhiên cần cân nhắc khi định đưa ra lời xin lỗi trong trường hợp này vì nó như ngầm nói rằng phần nào đó bạn cũng có lỗi. Đó không phải là một thông điệp hay để gửi cho đồng nghiệp hay cấp trên
Thay vào đó, bạn nên:
Hãy bình tĩnh khi giải quyết vấn đề với đồng nghiệp và xem đâu là lý do mà đồng nghiệp của bạn không hoàn thành công việc. Bạn không cần xin lỗi những điều đó không có nghĩa rằng bạn nên quay lưng đứng một chỗ như việc không liên quan đến mình. Hãy ghi lại những nỗ lực của bạn để giải quyết vấn đề và nếu vấn đề vẫn không thể giải quyết, bạn có thể cần phải trình bày với cấp trên.
2. Bạn có điều gì đó muốn nói
Khi bạn mở đầu lời đóng góp của mình với câu: “Xin lỗi nhưng đây là những gì tôi đang nghĩ…”, bạn đang ám chỉ rằng đó là một sự áp đặt đối với những người nghe, họ phải xem xét ý kiến đóng góp của bạn. Nhớ rằng bạn được tuyển dụng và ngồi ở vị trí này vì bạn đủ điều kiện và năng lực.
Thay vào đó, bạn nên:
Ngồi thẳng lưng và tự tin đưa ra ý tưởng, lời đóng góp của bạn. Ngay cả khi ý kiến của bạn bị từ chối, điều đó cũng không sao cả. Dù sao bạn cũng đã dám nói ra suy nghĩ của mình và một người lãnh đạo giỏi sẽ đánh giá cao khả năng đóng góp của bạn.
3. Khi bạn cần trợ giúp
Không ai có thể bước lên đỉnh cao một mình, vì vậy việc cần đến sự giúp đỡ của người khác là điều hết sức bình thường.
Thay vào đó, bạn nên:
Hãy khéo léo đưa ra lời đề nghị của mình và đừng quên ơn người đã giúp đỡ bạn. Nhớ rằng việc nhờ đến sự giúp đỡ và hỗ trợ người khác cũng là một phần của sự tương tác giữa con người với nhau.
4. Khi bạn cần thêm thông tin
Một cuộc phỏng vấn không phải lúc nào cũng cung cấp cho bạn tất cả thông tin cần thiết để có thể đưa ra quyết định sáng suốt. Đó là lý do bạn hoàn toàn có thể đặt những câu hỏi sau cuộc họp.
Thay vào đó, bạn nên:
Hãy tổng hợp lại các thắc mắc của mình, chuẩn bị câu hỏi phù hợp và tiến hành gửi email hoặc gọi điện cho phía bên kia. Nhớ rằng, phỏng vấn và thương lượng là việc của đôi bên và bạn không cần phải xin lỗi khi thương lượng về một đề nghị.
5. Khi bạn đang dành thời gian nghỉ ngơi
Thời gian nghỉ phép hoặc nghỉ có lương là một phần trong chế độ làm việc của bạn và việc sử dụng nó là điều cần thiết để bạn đảm bảo năng suất lao động. Chúng ta đều là con người và sẽ chẳng thể tránh khỏi những ngày ốm đau, mệt mỏi. Bạn không cần phải nói lời xin lỗi khi bị bệnh hoặc cắt phép cho chuyến du lịch hè.
Thay vào đó, bạn nên:
Hãy gửi cho cấp trên yêu cầu về thời gian nghỉ sớm nhất có thể để sếp của bạn có thể điều hành công việc tốt nhất. Trong khả năng của mình, hãy làm những việc có thể chuẩn bị trước và báo với người liên quan về việc nghỉ phép của bạn. Nhìn chung, bạn cần có trách nhiệm sắp xếp để công việc không bị đảo lộn khi bạn đi vắng.
Ngoại lệ để đưa ra lời xin lỗi trong trường hợp này là khi ngày nghỉ phép của bạn rơi vào thời điểm không thích hợp ở công ty, khiến cấp trên và đồng nghiệp của bạn gặp nhiều bất tiện.
6. Khi bạn có yêu cầu riêng cho công việc của mình
Một nhà văn không thể làm được việc nếu không có chương trình xử lý văn bản. Một nhà thiết kế đồ họa không thể làm gì hơn khi không có giấy và bút chì.
Dù công cụ bạn cần là hữu hình, phần mềm hay các khóa đào tạo, bạn xứng đáng có được những công cụ thích hợp để có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Nói lời xin lỗi khi đưa ra yêu cầu về những thứ bạn cần cho công việc của mình khiến bạn trông như không thực sự cần hoặc không xứng đáng với những thứ đó.
Thay vào đó, bạn nên:
Hãy ghi ra những gì bạn cần là lý do vì sao bạn lại cần các công cụ làm việc đó. Hãy nhớ rằng, nếu cấp trên của bạn không có chuyên môn ở lĩnh vực bạn làm, họ có thể không hiểu yêu cầu của bạn nên cần trình bày một cách rõ ràng.
Trong trường hợp bạn bị từ chối sau khi đưa ra yêu cầu, hãy bình tĩnh và hỏi sếp của bạn xem liệu họ có gợi ý nào cho bạn để có thể thực hiện được tốt công việc. Bạn cần chuẩn bị để giải thích một cách rành mạch rằng việc thiếu đi công cụ đó sẽ ảnh hưởng đến công việc của bạn như thế nào, đặc biệt khi không có giải pháp hợp lý để thay thế.
Trong các mối quan hệ, sự chu đáo và chân thành sẽ giúp bạn xây dựng tình cảm một cách bền chặt và lời xin lỗi là một phần quan trọng trong đó. Nhưng nếu bạn quá thường xuyên gửi lời xin lỗi, rất có thể bạn đang vô tình gửi đi thông điệp rằng bạn không đủ năng lực.
