Chìa khóa chính là tìm kiếm những gì phù hợp nhất với bạn và lịch trình bận rộn của bạn. Dưới đây là 10 cách để bạn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình và tăng năng suất.
Bạn có thường xuyên cảm thấy căng thẳng với quá nhiều công việc hoặc quá nhiều trách nhiệm gánh vác trên vai không? Bạn có cảm thấy thời gian trôi qua mà mình vẫn không giải quyết được là bao việc?
Điểm mấu chốt chính là sắp xếp công việc và sử dụng thời gian hiệu quả để hoàn thành được nhiều việc hơn mỗi ngày. Kỹ năng quản lý thời gian cần có thời gian để xây dựng, phát triển và sẽ khác nhau tùy thuộc vào mỗi người. Chìa khóa chính là tìm kiếm những gì phù hợp nhất với bạn và lịch trình bận rộn của bạn. Dưới đây là 10 cách để bạn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình và tăng năng suất.
1. Thực hiện ủy quyền
Tất cả chúng ta đều phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ hơn khả năng hoàn thành và điều này thường dễ dẫn đến căng thẳng, thậm chí là kiệt sức.
Nhớ rằng, ủy quyền không có nghĩa là bạn trốn tránh trách nhiệm của mình mà là bạn đang học cách quản lý các nhiệm vụ của mình một cách hợp lý hơn. Hãy học nghệ thuật giao công việc cho cấp dưới sao cho phù hợp với kỹ năng và khả năng của họ. Điều này không chỉ giúp bạn giải phóng thời gian mà còn giúp các thành viên trong nhóm của bạn cảm thấy mình như một mảnh ghép không thể thiếu trong công việc.
2. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Trước khi bắt đầu một ngày, hãy lập danh sách những công việc cần bạn chú ý ngay lập tức. Những công việc không quan trọng có thể tiêu tốn nhiều thời gian quý báu của bạn và đừng vì sự dễ dàng mà cung cấp quá nhiều năng lượng cho những công việc đó.
Việc xác định những công việc khẩn cấp cần hoàn thành sớm là điều rất quan trọng đối với năng suất làm việc của bạn. Một khi bạn biết nên đặt năng lượng của mình vào đúng chỗ, bạn sẽ có thể hoàn thành công việc theo thứ tự phù hợp.
3. Tạo thời gian biểu
Mang theo một cuốn sổ bên mình và liệt kê tất cả các công việc mà bạn nghĩ đến. Việc bạn có một danh sách và có thể kiểm tra các mục khi đã hoàn thành sẽ mang lại cho bạn cảm giác hứng khởi, tiếp thêm động lực.
Hãy lập một danh sách những việc cần làm trước khi bắt đầu ngày mới, sắp xếp thứ tự ưu tiên và tập trung vào những việc cần quan trọng. Nếu bạn có một nhiệm vụ lớn cần hoàn thành, hãy biến nó thành công việc duy nhất trong danh sách của bạn và có thể đẩy những đầu công việc khác sang ngày hôm sau.
Để thực hiện tốt hơn kỹ năng quản lý thời gian của mình, bạn có thể nghĩ đến việc lập 3 danh sách việc cần làm: ở nhà, công ty và việc cá nhân.
4. Thiết lập thời hạn
Khi bạn có một nhiệm vụ trong tầm tay, hãy đặt ra thời hạn và kiên trì thực hiện. Sẽ tốt hơn khi bạn viết nó vào một tờ giấy nhớ và dán gần không gian làm việc của bạn. Hãy cố gắng đặt ra thời hạn sớm hơn hạn chót một vài ngày để bạn có thể hoàn thành tất cả một cách tốt nhất.
5. Vượt qua sự chần chừ
Sự chần chừ, trì hoãn là một trong những điều có ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất làm việc, dẫn đến lãng phí thời gian và năng lượng cần thiết. Đây có thể là một vấn đề lớn trong cả sự nghiệp và cuộc sống cá nhân của bạn
Chúng ta có xu hướng trì hoãn khi cảm thấy buồn chán hoặc quá tải. Bởi vậy hãy cố gắng lên lịch trước cho những khoảng thời gian vui vẻ trong ngày để chia nhỏ các nhiệm vụ khó khăn, giúp bạn đi đúng hướng hơn.
6. Đối phó với căng thẳng một cách khôn ngoan
Căng thẳng thường xuất hiện khi chúng ta nhận nhiều công việc hơn khả năng hoàn thành của mình. Kết quả là cơ thể chúng ta bắt đầu cảm thấy mệt mỏi và có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
Hãy đối mặt với căng thẳng theo những cách khôn ngoan như ra ngoài hít thở không khí trong lành, tập thể dục, thiền, gọi cho bạn bè, làm việc yêu thích, nghe nhạc… Điều quan trọng là bạn tìm ra những gì phù hợp với mình khi cần giảm bớt căng thẳng của bạn.
7. Tránh đa nhiệm
Hầu hết chúng ta đều cảm thấy rằng đa nhiệm là một cách hiệu quả để hoàn thành công việc. Tuy nhiên sự thật là chúng ta sẽ làm tốt hơn khi tập trung vào chỉ một việc. Đa nhiệm cản trở bạn tăng năng suất và là điều tránh để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian.
Hãy tận dụng danh sách việc cần làm để tập trung hơn, hoàn thành xong việc này mới bắt đầu việc khác. Bạn sẽ ngạc nhiên bởi bạn có thể làm được nhiều việc hơn thế.
8. Dậy sớm
Hầu hết những người thành công đều có một điểm chung là họ bắt đầu ngày mới sớm. Bằng cách này, họ có nhiều thời gian hơn để suy ngẫm và lập kế hoạch trong ngày.
Khi bạn dậy sớm hơn, bạn sẽ thấy đầu óc minh mẫn hơn. Bạn có thể thử thức dậy sớm hơn bình thường 30 phút và cảm nhận sự thay đổi đến với mình. Nếu bạn không muốn sử dụng thời gian đó để làm việc, bạn có thể tập thể dục một chút hoặc chuẩn bị cho một bữa sáng lành mạnh.
9. Nghỉ giải lao thường xuyên
Bất cứ khi nào bạn cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng, hãy bố trí thời gian nghỉ ngơi trong 10-15 phút. Quá nhiều căng thẳng có thể gây hại cho cơ thể và ảnh hưởng đến năng suất của bạn.
Tốt hơn là bạn nên sắp xếp thời gian nghỉ ngơi của mình. Điều này sẽ giúp bạn thư giãn hơn và tái tạo năng lượng làm việc sau đó. Khi bạn biết mình sắp có thời gian nghỉ, bạn sẽ dễ vượt qua sự chán nản để hoàn thành nhiệm vụ. Hãy tạm dừng công việc của mình và dành thời gian đi dạo, nghe nhạc, tập các động tác kéo giãn cơ thể hoặc ở bên bạn bè, người thân.
10. Học cách nói không
Nếu bạn nghĩ rằng mình đã quá tải với công việc, hãy lịch sự nói lời từ chối với những yêu cầu khác. Bạn nên xem danh sách việc cần làm của mình trước khi đồng ý nhận thêm việc.
Nhiều người lo lắng rằng việc nói lời từ chối sẽ khiến mình trông ích kỷ nhưng sự thật thì nói không là một trong những cách tốt nhất để bạn có thời gian chăm sóc bản thân và tập trung cho những điều thực sự quan trọng. Làm được điều này, bạn sẽ thấy mình có nhiều năng lượng hơn để cống hiến cho những việc quan trọng, điều mà những người xung quanh bạn cuối cùng sẽ đánh giá cao.
