Đây là những quy tắc tại văn phòng mà bất kỳ người làm việc chuyên nghiệp nào cũng cần tuân thủ. Chúng sẽ giúp bạn dễ dàng ghi điểm nơi văn phòng, tăng cường các mối quan hệ cũng như mở đường cho thăng tiến.
-
Tốc độ phátChuẩn
-
Giọng đọc
Đừng ăn tại bàn làm việc
“Trong một không gian chật hẹp, các loại mùi có thể trở nên rõ ràng hơn. Hãy cân nhắc điều này khi chuẩn bị bữa trưa hay bữa ăn nhẹ của bạn. Sẽ tốt hơn khi bạn dùng bữa trong phòng bếp, phòng nghỉ hoặc bên ngoài thay vì tại bàn làm việc”, Chuyên gia về nghi thức văn phòng Jacqueline Whitmore chia sẻ.
Đừng đi làm khi bị ốm
Đừng nghĩ rằng việc cố tới văn phòng làm việc khi bị ốm sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt mọi người. Đó có thể là hành động lây lan mầm bệnh và chúng ta cũng khó có thể giữ được phong độ làm việc khi bị ốm.
Thay vào đó, hãy dành một hoặc hai ngày nghỉ ngơi để phục hồi sức khỏe. Nếu công việc thực sự gấp, hãy chọn làm việc tại nhà.
Hạn chế các cuộc gọi cá nhân trong khu vực làm việc và tránh khó chịu với cuộc gọi của người khác
Với những cuộc gọi cá nhân, tốt nhất bạn nên tránh thực hiện và nhận trong giờ làm việc. Các cuộc gọi đó có thể ảnh hưởng đến đồng nghiệp của bạn cũng như ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Bên cạnh đó, nếu bạn làm việc trong không gian văn phòng mở và ai đó đang gọi điện cho khách hàng, đối tác khiến bạn phân tâm, hãy nhớ rằng có thể người đó không có ý định làm phiền bạn. Cố gắng hiểu tình hình và đeo tai nghe để dễ tập trung hơn.
Nhớ gõ cửa
Hãy tưởng tượng bạn cảm thấy thế nào khi đang vùi đầu vào công việc thì một đồng nghiệp bỗng mở cửa bước vào văn phòng của bạn. Có thể họ chỉ đến hỏi một vài câu đơn giản nhưng nó có thể khiến bạn phân tâm và giảm năng suất đáng kể. Sẽ tốt hơn khi bạn đặt lịch trước cho các cuộc hẹn và gõ cửa trước khi vào văn phòng của bất kỳ ai.
Không để điều gì làm phiền đến các cuộc họp
Điện thoại giờ đây trở thành vật bất ly thân của nhiều người. Hãy cất gọn điện thoại di động của bạn, đừng để điện thoại hay ví, bất kể vật dụng cá nhân nào khác nằm trên bàn trong buổi họp. Việc đặt điện thoại trên bàn họp dễ khiến mọi người hiểu rằng bạn đang không thực sự chú ý.
Đừng tọc mạch
Đừng biến mình thành người bận rộn khi một đồng nghiệp nào đó của bạn đang có vấn đề cá nhân. Nếu một đồng nghiệp đột xuất vắng mặt nhiều ngày, bạn nên gửi cho họ vài lời nhắn như: “Hy vọng bạn ổn. Hãy cho tôi biết nếu bạn cần giúp bất cứ điều gì” và dừng ở đó. Đừng tọc mạch tìm hiểu tới ngọn ngành. Họ sẽ cho bạn biết nếu họ thực sự muốn chia sẻ với bạn.
Quan tâm đến việc ai dị ứng thứ gì
Tuy là chi tiết nhỏ nhưng nó thực sự thể hiện sự tinh tế của mỗi người tại nơi làm việc. Đừng dùng các loại tạo hương quá nồng hoặc mời đồng nghiệp đồ ăn chứa nguyên liệu họ dị ứng. Chúng ta không muốn làm phiền đến người khác và càng không muốn ai đó vì mình mà phải đến bệnh viện.
Giữ bàn làm việc của bạn ngăn nắp
“Thể hiện kỹ năng tổ chức và hình ảnh chuyên nghiệp của bạn bằng cách giữ cho bàn làm việc của bạn gọn gàng và ngăn nắp trong suốt cả ngày làm việc.” —Gabrielle Pickard-Whitehead trong Xu hướng Biz Nhỏ . Dưới đây là các mẹo khác cho một ngày làm việc hiệu quả .
Hãy lưu ý đến đối tượng nhận email của bạn
Chắc hẳn bạn cũng không thoải mái gì khi hộp thư đến của mình tràn ngập bởi những email không cần thiết và không liên quan. Hãy xóa bỏ những người không cần thiết khỏi phần CC khi gửi email và gửi nó cụ thể đến những người liên quan.
Đừng độc quyền phòng họp
Những người chuyên nghiệp đều biết không sử dụng phòng họp để gọi các cuộc điện thoại cá nhân dài hoặc coi phòng họp như phòng cá nhân của mình.
Thể hiện sự chuyên nghiệp trong từng cuộc trò chuyện
Dù giữa bạn và các đồng nghiệp khác thân thiết thế nào và mọi người cảm thấy thoải mái ra sao, hãy nhớ dùng ngôn từ trong sáng trong các cuộc trò chuyện. Đảm bảo rằng bạn biết cách phát âm đúng tên của đồng nghiệp và khách hàng, cân nhắc đối tượng trước khi định đùa, châm biếm hay chơi chữ.
Trong các cuộc trò chuyện trực tiếp hoặc qua điện thoại, email, cần có các tiêu chuẩn nhất định. Hãy cởi mở để lắng nghe và tiếp thu ý kiến có chọn lọc.
Giới thiệu bản thân với nhân viên mới
“Hãy nhớ cảm giác khi bạn là người mới trong văn phòng. Mỉm cười với nhân sự mới, bắt đầu một cuộc trò chuyện ngắn và có thể mời họ cùng ăn trưa với nhóm của bạn. Nếu họ có thắc mắc hay bỡ ngỡ về nơi làm việc mới, hãy giúp đỡ họ khi có thể”, chuyên gia nghi thức Debby Mayne chia sẻ.
Giữ tủ lạnh văn phòng sạch sẽ
Hãy thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp của mình từ chiếc tủ lạnh văn phòng. Nếu đó không phải là đồ của bạn, đừng ăn. Nếu là đồ ăn của bạn, hãy đảm bảo chúng được dọn dẹp sạch sẽ thay vì để hỏng trong tủ.
Đừng bắt mọi người phải đợi bạn
Hãy cố gắng đến sớm vài phút để bắt đầu ngày làm việc của bạn hoặc tham gia các cuộc họp kinh doanh. Dù bạn là chủ hay chỉ tham dự cuộc họp, hãy đảm bảo rằng không có những điều như các cuộc gọi, email, tin nhắn… khiến bạn phân tâm. Trừ khi bạn đang thuyết trình, đừng chỉ thao thao bất tuyệt, không cho người khác nói.
Thông báo cho mọi người nếu bạn đến muộn
“Chúng ta khó có thể luôn đúng giờ, điều quan trọng là phải cho mọi người biết bạn đang đến muộn. Cứ mỗi phút bạn nghĩ rằng mình sẽ đến muộn, hãy cảnh báo trước gấp đôi thời gian đó. Nếu bạn nghĩ rằng mình sẽ đến muộn 10 phút, hãy gửi email trước 20 phút để đồng nghiệp hoặc khách hàng của bạn có thể điều chỉnh lịch trình sao cho phù hợp”, chuyên gia về nghi thức Myka Meier chia sẻ.
