Khi nói đến các phép lịch sự trong công việc, làm ăn, có những quy tắc không thể bị phá vỡ. Một số trong số những quy tắc này nghe có vẻ rất lẽ thường nhưng bạn sẽ ngạc nhiên bởi có bao nhiêu lần mình đã mắc sai lầm mà không hề nhận ra.
1. Nhớ tên người khác
Tên là một trong những thông tin đầu tiên mà chúng ta cần tìm hiểu về một người nào đó. Đó là cách mọi người nhận ra và xưng hô với bạn.
Khi bạn cho người khác biết tên của bạn, hãy bao gồm họ tên đầy đủ của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn có tên ngắn và phổ biến, sẽ giúp mọi người dễ nhớ tên bạn hơn.
Khi bạn lần đầu tiên gặp ai đó, hãy chú ý đến tên của họ. Nếu bạn không chắc chắn về cách phát âm nó, hãy thành thật và hỏi lại. Đừng cẩu thả trong việc nhớ tên một người hay đặt biệt danh cho họ để không phải nhớ tên. Hãy gọi mọi người theo cách mà họ muốn được gọi.
Bạn có thể gặp phải khó khăn khi nhớ tên người khác, đặc biệt nếu bạn gặp nhiều người cùng một lúc. Một mẹo nhỏ bạn có thể sử dụng là xác định một đặc điểm giúp bạn phân biệt họ. Cách khác là lặp lại tên của họ và cố gắng gọi tên họ trong khi trò chuyện 3-4 lần.
2. Chào mọi người
Chào hỏi những người mà bạn tiếp xúc cùng không chỉ là phép lịch sự mà còn là cách thiết lập mối quan hệ. Bạn không bao giờ biết được những người mà bạn chào có thể là ai, vì vậy điều quan trọng là hãy lịch sự chào hỏi tất cả mọi người với cùng một thái độ tử tế.
Một câu đơn giản hoặc thậm chí một nụ cười và cái gật đầu là đủ. Bạn cũng có thể thêm nhiều thông tin khác để khiến họ nhớ đến bạn hơn. Nếu đối phương có vẻ vội hoặc không quan tâm, đừng ép họ trò chuyện.
Một số cách giúp bạn bắt đầu cuộc trò chuyện là:
Khen ngợi cách ăn mặc hoặc phụ kiện họ đang dùng, hỏi xem họ đã mua nó ở đâu.
Nhận xét về môi trường xung quanh bạn. Điều này có thể là về thời tiết, cuốn sách họ đang cầm hoặc không gian trong phòng.
Chìa khóa ở đây là đặt những câu hỏi mở thay vì câu hỏi có hoặc không và phát triển cuộc nói chuyện sau đó.
3. Bắt tay và giao tiếp bằng mắt
Bắt tay là cách chào hỏi phổ biến trong công việc. Một cái bắt tay chắc chắn luôn được coi là đặc điểm tích cực, trong khi đó sẽ không hay khi bạn có một cái bắt tay yếu, hời hợt.
Thông thường, người ở vị trí cao hơn sẽ đưa tay ra trước, nhưng nếu họ không đưa ra, bạn vẫn có thể chủ động đưa ra đề nghị của mình. Hãy nhớ giao tiếp bằng mắt khi bạn bắt tay họ và mỉm cười. Những người tránh ánh mắt của người khác thường bị coi là thiếu tự tin và thiếu trung thực.
4. Thể hiện rằng mình đang chú ý
Khi người khác đang nói, điều quan trọng là bạn phải gật đầu hoặc mỉm cười. Điều này cho thấy bạn đang tham gia vào câu chuyện và tích cực lắng nghe họ. Khi làm điều này, bạn cũng đang truyền đi thông điệp rằng bạn quan tâm đến những gì họ nói và coi trọng những suy nghĩ của họ.
Đừng làm gián đoạn khi người khác đang nói. Nếu bạn có việc nhất định cần nói, bạn có thể gửi tín hiệu phi ngôn ngữ bằng cách mở miệng, nhưng lịch sự đợi họ nói xong.
5. Giới thiệu người khác
Không ai thích đứng một cách lúng túng với một nhóm người không biết họ là ai và họ đang làm gì ở đó. Điều này thực không thoải mái. Nếu bạn bắt đầu một cuộc trò chuyện với ai đó và đang đi cùng một người mà họ chưa gặp mặt, hãy chủ động là người giới thiệu.
Bạn nên cung cấp thêm một chút thông tin ngoài tên của họ như nghề nghiệp, lĩnh vực hoạt động. Điều này sẽ giúp những người khác có một số thông tin cơ bản và ngắn gọn.
6. Đọc lại email để kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả
Rất nhiều công việc đòi hỏi bạn làm việc thông qua email. Mỗi thư được gửi đi đều phản ánh về bạn, vì vậy bạn cần đảm bảo sự chuyên nghiệp. Bạn không nên mắc lỗi chính tả trong email. Chỉ mất vài giây để bạn đọc lại email trước khi nhấn gửi. Bạn cũng có thể sử dụng công nghệ để kiểm tra lỗi chính tả.
7. Lịch sự và chuyên nghiệp trong mọi hình thức giao tiếp
Không quan trọng là bạn gặp mặt trực tiếp, qua điện thoại hay qua email, mỗi tương tác đều cần thể hiện sự chuyên nghiệp.
Khi bạn giao tiếp với người khác thông qua văn bản như email, không có sự xuất hiện của giọng nói, nét mặt và các tín hiệu phi ngôn ngữ khác, cần viết một cách ngắn gọn và đi vào trọng tâm.
8. Luôn đúng giờ
Cho dù đó là đến cơ quan, một cuộc họp hoặc buổi gặp gỡ nào
khác, đúng giờ luôn là rất quan trọng. Thời gian là vàng, là bạc. Khi bạn đến muộn, bạn đang thiếu tôn trọng, coi trọng thời gian cũng như cam kết của người khác. Đừng đến muộn.
Trong trường hợp phát sinh việc bất khả kháng và bạn đang chậm so với kế hoạch, hãy liên hệ với họ ngay khi bạn nhận ra rằng mình sẽ không đến kịp thời gian. Bạn cũng không nên xuất hiện quá sớm. Đến trước cuộc hẹn từ 5 đến 10 phút là lý tưởng nhất.
9. Ăn mặc phù hợp
Quy tắc ăn mặc đã trở nên thoải mái hơn nhiều trong những năm gần đây. Tuy nhiên, chỉ vì không có quy tắc nào nói rằng bạn không được mặc áo hoodie, quần thể thao và dép tông đi làm, điều đó không có nghĩa là bạn nên làm như vậy.
Chúng ta hay nói rằng “đừng đánh giá một cuốn sách qua trang bìa của nó” song phản ứng phản ứng đầu tiên của chúng ta thường là vậy. Trên thực tế, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng điều đầu tiên mà mọi người chú ý về người khác là ngoại hình và trang phục là ảnh hưởng chính đến ấn tượng đầu tiên.
Bạn không nhất thiết phải khoác lên mình những bộ đồ quá cầu kỳ, hãy ăn mặc lịch sự để thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Khi bạn ăn mặc hở hang hay quá luộm thuộm trong một môi trường chuyên nghiệp, mọi người có thể nghĩ rằng bạn lười biếng. Điều quan trọng là ăn mặc phù hợp với hoàn cảnh và môi trường làm việc.
