Cho dù đó là từ chối một lời mời, một yêu cầu hay một đề nghị giúp đỡ, điều quan trọng bạn cần nhớ là sự tôn trọng, trung thực và ngắn gọn.
Hãy thử tưởng tượng, bạn nhận được tin nhắn của một người bạn rủ đi chơi vào cuối tuần. Bạn đang ngập đầu trong công việc, có rất nhiều việc chưa hoàn thành. Bạn muốn từ chối nhưng lại không biết phải nói làm sao. Cuối cùng, bạn thở dài và nhắn lại: "Chắc chắn rồi, mình rất thích. "
Tình huống này rất gần gũi đối với mỗi chúng ta. Chúng ta thấy mình mắc kẹt trong lời nói “có” khi điều bản thân muốn thực sự là “không”.
Không ai có thể phủ nhận sức mạnh của việc nói “không”. Lời từ chối cho phép bạn tự do kiểm soát thời gian, duy trì ranh giới cá nhân và ưu tiên các nhu cầu của mình. Bạn đang chủ động đưa ra các lựa chọn có ý thức thay vì tuân theo kỳ vọng của người khác một cách thiếu suy nghĩ.
Ngày nay, chúng ta tương tác rất nhiều qua tin nhắn văn bản. Nghệ thuật nói “không” qua tin nhắn sẽ giúp ích cho bạn trong việc duy trì mối quan hệ, thể hiện sự tôn trọng và giao tiếp hiệu quả. Dưới đây là những lời khuyên giúp bạn nói lời từ chối qua tin nhắn một cách khéo léo:
Cách nói lời từ chối qua tin nhắn
Khi bạn chuẩn bị gửi đi tin nhắn từ chối, bất kể là trong dịp nào hay người nhận là ai, có hai quy tắc vàng bạn cần nhớ là trung thực và ngắn gọn. Dưới đây là một số tình huống cụ thể:
Nói không với lời mời
- Từ chối một cách nhã nhặn
Hãy bắt đầu bằng cách cảm ơn người đó vì lời mời. Điều này cho thấy bạn đánh giá cao cử chỉ và nỗ lực mời bạn của họ.
- Nêu rõ tình trạng bận rộn của bạn
Nếu bạn cảm thấy thoải mái khi nói ra, hãy giải thích ngắn gọn lý do tại sao bạn không thể tham dự. Bạn không cần phải chia sẻ đến từng chi tiết, chỉ cần “Tôi đã có vài cái hẹn trước” hoặc “Tuần này tôi bận việc quá” là đủ.
- Đưa ra đề xuất thay thế trong tương lai
Bằng cách đưa ra một kế hoạch thay thế trong tương lai, bạn đang cho thấy bạn vẫn muốn kết nối với họ. Bạn có thể bày tỏ mong muốn tham gia các sự kiện tương tự sau để giữ cho cánh cửa luôn rộng mở.
Ví dụ: Từ chối một cách lịch sự và bày tỏ sự đánh giá cao:
"Cảm ơn bạn rất nhiều vì lời mời, tôi thực sự cảm kích. Thật tiếc quá vì đã có hẹn trước nên tôi không thể đến lần này được. Chúc bạn có khoảng thời gian vui vẻ, nhớ đến tôi trong lần họp mặt tới nhé!"
Ví dụ: Từ chối và đề xuất một kế hoạch thay thế
"Cảm ơn bạn vì đã nhớ đến tôi! Cuối tuần này tôi bận quá. Chúng ta có thể hẹn cà phê vào sáng thứ 3 tới không?”
Hãy chú ý giọng điệu lịch sự, câu trả lời ngắn gọn và rõ ràng.
Từ chối một yêu cầu chuyên nghiệp
Lĩnh vực nghề nghiệp là một bối cảnh phổ biến khác mà chúng ta thường phải vật lộn để nói “không”. Dưới đây là lời khuyên dành cho bạn:
- Bày tỏ lòng biết ơn
Đầu tiên, hãy thể hiện sự đánh giá cao của bạn về cơ hội hoặc sự cân nhắc của đối phương. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của bạn dành cho người đưa ra lời đề nghị.
- Đưa ra lời giải thích rõ ràng
Tiếp theo, hãy truyền đạt quyết định của bạn và đưa ra lời giải thích ngắn gọn. Tất nhiên, bạn không bắt buộc phải cung cấp lý do thật cụ thể.
- Đưa ra lời gợi ý hoặc đề xuất giải pháp thay thế
Mặc dù bạn từ chối lời đề nghị nhưng bạn vẫn có thể giúp đối phương bằng cách đưa ra lời gợi ý về người phù hợp với nhiệm vụ hoặc dự án. Việc này có thể làm dịu đi câu trả lời “không” của bạn và chứng minh rằng bạn thực sự muốn cùng tìm giải pháp.
Ví dụ: Từ chối và đề nghị hỗ trợ
"Cảm ơn bạn đã nghĩ đến tôi cho dự án này. Tiếc là giờ tôi không thể nhận thêm việc nhưng tôi có thể giới thiệu cho bạn một đồng nghiệp có chuyên môn phù hợp với vị trí bạn đang tìm kiếm."
Ví dụ: Từ chối và đề xuất giải pháp thay thế
"Tôi thực sự đánh giá cao cơ hội được đóng góp cho nhiệm vụ lần này nhưng khối lượng công việc hiện tại của tôi không cho phép. Tôi khuyên bạn nên liên hệ với A, người mà tôi tin rằng có đủ năng lực và kỹ năng cần thiết."
Một lần nữa, điều cơ bản cần nhớ ở đây là sự rõ ràng trong giao tiếp đi kèm với sự tôn trọng và lịch sự. Từ chối không có nghĩa là phải gay gắt hoặc gây tổn thương, đó có thể là lúc thể hiện sự hiểu biết, hợp tác và tôn trọng lẫn nhau.
Từ chối đề nghị giúp đỡ
Sau đây là cách xử lý tình huống khó này:
- Thể hiện sự đánh giá cao
Khi ai đó yêu cầu bạn giúp đỡ, điều đó thường có nghĩa là họ tin tưởng vào khả năng của bạn hoặc coi trọng mối quan hệ với bạn.
- Giải thích về sự bất lực của bạn
Đây là lúc bạn trình bày lý do không thể giúp đỡ. Hãy nhớ rằng, nguồn lực cá nhân của bạn, dù là thời gian hay năng lượng, đều quý giá và đáng trân trọng.
- Đưa ra đề xuất hoặc giới thiệu người khác
Cũng giống như lời đề nghị trong công việc, hãy đưa ra các đề xuất thay thế nếu bạn có thể. Điều này thể hiện sự sẵn sàng hỗ trợ của bạn ngay cả khi bạn không thể tự mình làm việc đó.
Ví dụ: Từ chối với lòng biết ơn và đưa ra giải pháp thay thế
"Cảm ơn bạn đã tin tưởng giao việc này cho tôi. Tôi rất vinh dự nhưng vì một số việc khác mà tôi không thể giúp bạn lần này. Bạn đã cân nhắc thử [giải pháp thay thế] chưa? Nó có thể hữu ích đấy."
Ví dụ: Từ chối và giới thiệu người khác
"Tôi thực sự đánh giá cao sự tin tưởng của bạn dành cho tôi nhưng e rằng tôi không thể nhận lời. Song, tôi tin rằng A có thể giúp bạn. Anh ấy rất có kinh nghiệm trong lĩnh vực này."
Biết cách nói không cho phép chúng ta quản lý thời gian hiệu quả, duy trì ranh giới cá nhân và ưu tiên các nhu cầu của mình. Mỗi lời từ chối bạn gửi đi là một cơ hội để bạn thể hiện sự tôn trọng.
